公司合同印章和合同文本管理制度是怎樣的?
一、合同專用章制度
1、公司及下屬企業對外簽訂合同所加蓋的印章,除各企業的公章外,一律使用公司統一編號的合同專用章,其他印章一律不準代替使用。否則,財務部門有權拒絕辦理結算手續,由此所引起的責任由有關人員承擔,還可以予以處罰。
2、合同專用章由有關公司統一刻制、編號和頒發;嚴禁任何人私自刻制、使用。
3、 合同專用章應嚴格按照授權的範圍使用,不準混用、代用或借用。 合同專用章應妥善保管,若有遺失,除立即登報聲明作廢外,還要追究有關人員的經濟責任和行政責任。
4、簽訂合同,應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。
(一)各有關部門的合同專用章由信用(合同)管理機構統一歸口管理。信用(合同)管理機構負責申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發放和監督檢查等管理工作。
(二)合同專用章的刻制由信用(合同)管理機構負責。任何部門不得擅自刻制合同專用章,凡需刻制合同專用章的部門,必須由申請部門提出書面申請報告,並由主管領導審批簽字,同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數量、要求和樣章草圖,交信用(合同)管理機構審查後統一辦理。
(三)凡持有合同專用章的部門,應做到合法使用、專人保管。如遇工作需要,需攜帶外出,應事先辦理借用手續,用後立即歸還。
(四)合同專用章不得代用,混用。
(五)凡遇合同專用章遺失,應立即向本部門領導報告,並將本部門批示意見送信用(合同)管理機構備案,在當地市級報紙上刊登遺失聲明,辦理相關證明材料。
(六)凡遇合同專用章變更,需重新刻制,其申請程序與手續與新申請相同,原合同專用章交還信用(合同)管理機構統一處理。
二、合同文本管理制度
(一)合同文本的管理,應做到規範化、科學化、統一化。
(二)建立合同文本。每一份合同都必須有一個編號,不得重複或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄,變更、解除合同的協議(包括文書、電傳等),均應妥善保管。
(三)合同檔案還應當包括:合同台帳;合同文本;合同專用章使用登記;授權委託登記;合同學習、培訓情況;幫扶情況記錄;重合同守信用情況記錄;合同糾紛卷宗材料等。
(四)合同檔案可實行微機管理,但必須具有機讀和文字記載相結合。
(五)合同檔案應裝訂成冊,實行一份一檔,由專人管理備查。
(六)查閲合同檔案需經過批准並進行登記。
以上所述是公司合同印章和合同文本管理制度的內容,所謂“無規矩不成方圓”,任何事情都應該由相應的規則去約束和規範。何況合同印章和合同文本是公司的重要物件,更應設立專業的部門保管。合同印章和合同文本管理制度的制定是一個公司科學化、規範化的體現,也是公司有條不紊運行的前提和基礎。
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