公司文件管理制度範本最新

公司文件管理制度範本最新

{子問題開始}一、總則

第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

{子問題開始}二、收文的管理

第三條、公文的簽收

1、凡接收公文均由祕書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯文件的文號。

第四條、公文的閲批與分轉

1、凡正式文件均需由祕書根據文件內容和性質閲籤後分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送總經理親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要即閲即辦。

2、一般函、電單據等，由祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯繫後再分轉處理。

3、為加速文件運轉，祕書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過兩天。

第五條、文件的傳閲與催辦

1、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閲讀文件應抓緊時間，當天閲讀完後應在下班前將文件交祕書處，閲批文件一般不得超過兩天，閲後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，祕書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

3、閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。

4、文件閲完後應送交祕書，切忌橫傳。

5、行政祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得祕書同意予以複印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。

{子問題開始}三、文件借閲和清退

第六條、各部門有關人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須祕書同意後方可借閲。

第七條、借閲文件應嚴格履行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

{子問題開始}四、文件的立卷與歸檔

第九條、文件的歸檔範圍

凡下列文件統一由行政祕書歸檔：

1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。

2、各種專業例會記錄。

3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

4、有保存價值的客户資料及處理結果。

5、企業日誌和大事記。

第十條、立卷要求

1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

{子問題開始}五、文件的銷燬

第十一條、對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，祕書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。

{子問題開始}六、附則

第十二條、本制度解釋權歸行政部。

第十三條、本制度自公佈之日起執行。