合同資料管理制度是怎樣的
一、基本原則
(一)合同檔案管理實行網絡管理體系,由公司合同管理組集中統一管理,以確保檔案完整、完全和有效利用。
(二)合同管理組負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔,並負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。
(三)各業務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系,並確定一名專門人員負責合同文檔管理。
二、制定要求
制定該制度的基本要求是要根據企業管理的實際情況,規定合同檔案的期限和管理程序,既要考慮到簡便實用,也要考慮到合理合法。由於合同檔案不同於其他的檔案,作為合同歸口管理部門的企業法律顧問室也應當自己保存一份合同資料。因此,可以在辦法中要求主辦單位複印一套材料交法律顧問室。
製作合同檔案的基本要求是如實記載合同簽訂、履行的真實情況,特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔,便於查詢和利用。
三、管理方法
(一)合同文檔管理可以以年代結合項目性質進行分類編號。
(二)保存的合同文檔每半年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,並追究相關人員責任。
(三)合同管理組要加強對合同檔案的統計工作,要以原始記錄為依據,編制合同統計清單。
(四)合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具,以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
(五)各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閲合同文檔,確因工作需要須借出查閲,須經分公司、部門
主管領導簽字同意後,方可在合同管理組辦理相關借閲手續,以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
(六)合同文檔的保存條件:防火,防潮。
(七)合同文檔必須專人負責管理。
綜上所述,合同資料管理制度分為幾部分內容,分別是基本原則、制定要求、管理方法。根據具體的要求,每個企業制定的合同資料管理制度也會有差異化。企業在不同的發展階段,也會將以前制定的合同資料管理制度不斷加以更新。更多相關知識您可以諮詢本站河北律師!
-
可撤銷的合同的成立要件有什麼
律師解析:合同可撤銷的情形:1、因重大誤解訂立的合同。2、以欺詐、脅迫手段,使對方在違背真實意思的情況下訂立的合同,受欺詐、脅迫方有權請求人民法院或者仲裁機構予以撤銷。3、利用對方處於危困狀態、缺乏判斷能力等情形,致使合同的訂立顯失公平的。法律依據:《中...
-
買賣合同的當事人沒有約定合同的價款應當怎麼解決
律師解析:買賣合同的當事人沒有約定合同的價款的可以協議補充;不能達成補充協議的,按照合同有關條款或者交易習慣確定;按上述方式都無法確定價款的,按照訂立合同時履行地的市場價格履行;依法應當執行政府定價或者政府指導價的,按照規定履行。法律依據:《民法典》第五百...
-
如何解決異地籤合同
律師解析:可以委託他人進行合同的簽訂。簽訂委託協議,明確委託的事項,受託人會按照委託人的指示處理委託事務。需要變更委託人指示的,應當經委託人同意;因情況緊急,難以和委託人取得聯繫的,受託人應當妥善處理委託事務,但是事後應當將該情況及時報告委託人。《民法典》...
-
合同成立是否存在締約過失責任
律師解答:不存在。律師解析:合同成立後不存在締約過失責任,締約過失責任發生在合同成立前。法定締約過失責任的範圍主要有:當事人假意藉着訂立合同而惡意進行磋商的情形;當事人故意隱瞞與訂立合同有關的重要事實或者提供虛假情況,而導致受害人利益受損的情形;有其他違...