化工部關於化學工業檔案管理暫行辦法

化工部關於化學工業檔案管理暫行辦法

化工部關於化學工業檔案管理暫行辦法中涉及了管理體制、幹部；各單位檔案工作管理要求；明確了各單位應切實加強對檔案工作的領導，要明確一位領導分管檔案工作，為實現化學工業檔案的科學管理，具體辦法如下。

頒佈單位：化學工業部(已變更)

文       號：暫無信息

頒佈時間：1987-10-07

實施時間：1987-10-07

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規章

第一章 總則

第一條 根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《機關檔案工作條件》和國務院批准的《科學技術檔案工作條例》等文件，特制定本管理辦法。

第二條 化學工業檔案是指化工系統各單位在工作中形成的應歸檔保存的文件材料、圖紙、帳簿、憑證、影片、照片、錄音帶、錄像帶等。

第三條 按照檔案集中統一管理的原則，各類檔案(包括文書檔案、科技檔案、財會檔案、聲像檔案)必須實行集中統一管理。

第四條 各單位必須嚴格執行黨和國家對檔案工作的方針、政策、行政法規，執行保密、保衞等規章制度。

第二章 管理體制、幹部

第五條 各單位應切實加強對檔案工作的領導，要明確一位領導分管檔案工作。

第六條 各單位要將檔案工作納入領導的議事日程和職責範圍，作為領導人政績考核的一部分。分管領導應為檔案部門創造必要的工作條件，妥善解決工作中遇到的問題。

第七條 各單位要設立適合工作需要的統一管理檔案的機構，有條件的大型企業可建立企業檔案館或企業檔案資料信息中心，小型企事業單位應配備專人從事檔案管理工作。科室、車間應設立兼職檔案員，明確職責，健全檔案管理網絡體系。檔案部門要加強業務指導，幫助各業務部門開展好檔案工作。

第八條 各單位檔案部門有責任監督、檢查、指導有關業務部門和有關人員做好檔案的收集、積累、整理和歸檔工作。各級領導機關的檔案部門應對所屬企業、事業單位檔案工作進行監督、檢查、指導。

第九條 各單位應為檔案部門配備足夠數量的具有較高政治水平和一定文化知識、專業知識、身體健康能勝任工作的專職檔案幹部，並要配備一定數量的科技人員從事科技檔案工作，以保證開展工作的需要。

第十條 各單位對檔案管理人員要有計劃地進行業務培訓，不斷提高其業務水平和管理水平。對新從事檔案工作的人員要實行先培訓後上崗的原則。對文化水平偏低的年輕同志，要限期補習到高中文化水平。

第十一條 檔案幹部要做到相對穩定，儘可能減少調動。確因工作需要調動時，應對其所管理的檔案全面核對無誤後，才能辦理交接調動手續。

第十二條 檔案幹部必須堅持四項基本原則，熱愛檔案事業，努力學習，不斷提高政治水平和文化、業務水平，做好本職工作。

第十三條 檔案管理人員享受專業技術管理人員待遇，並按檔案專業或工程技術專業職務聘任。

第十四條 對在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，應給予表彰獎勵。

第三章 管理要求

第十五條 各單位檔案工作要納入行政、技術、科研、生產、經營等各項管理程序，納入有關部門職責範圍和有關人員崗位責任制，納入廠(院、所)規，要和經濟責任制掛鈎。

第十六條 各單位檔案管理部門應根據工作實際需要，制訂各項檔案工作制度，並確定各類檔案的歸檔範圍、程序、手續。

第十七條 各單位應建立健全文書材料預立卷制度，按年度在規定時間內，由文書部門或具體業務部門按其業務範圍整理歸檔。

第十八條 科技文件材料由承辦單位或項目、專題承辦人員負責收集、積累、整理，在科技活動結束後，按專題項目歸檔。項目跨越時間過長的，可分階段歸檔。

第十九條 財會檔案由文件產生部門整理立卷，按年度在規定時間內歸檔。

第二十條 聲像檔案應隨時歸檔。

第二十一條 對歸檔的文件、材料、圖紙、報表、賬簿、憑證等，都應要求字跡工整，圖樣清晰，禁止用鉛筆和不適宜長久保存的圓珠筆書寫。

第二十二條 歸檔的各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。

第二十三條 檔案的保管期限劃分為永久、長期(16～50年)、短期(1～15年)，對介於兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第二十四條 工作人員因公外出(包括出國)考查、參觀學習、參加各種會議收集獲得的文件材料、參考資料，應按照歸檔範圍的規定向檔案部門移交歸檔。

第二十五條 檔案部門應參加外購設備的開箱。對隨機的技術文件材料，在進行核對、登記後，立即歸檔保存。對需要使用隨機技術文件、材料的部門，由檔案部門負責複製提供。

第二十六條 檔案部門應參加本單位科研成果、技改項目、新產品定型的簽定，參加本單位工程項目的竣工驗收，沒有完整、準確、系統的檔案材料，不算完成任務，不予簽字驗收。

第二十七條 企業產品和工程項目創優、科研成果評獎的歸檔文件材料是否完整、準確、系統要作為一項考核內容，未經檔案部門簽署意見，不得申報成果。

第二十八條 各單位應有滿足檔案保管需要的庫房，庫房應有防火、防盜、防塵、防光、防有害生物、防污染措施，並應逐步創造條件，解決庫房温度、濕度的調節問題。

第二十九條 檔案部門的辦公室、閲覽室必須與檔案庫房分開，暫時分不開的必須採取有效的安全措施，以保證檔案的安全。

第三十條 各單位必須有滿足工作需要的檔案裝備和案卷保管裝具，並應根據工作需要，為檔案部門配備必要的設備。

第三十一條 各單位應將檔案管理現代化列入本單位現代化管理的整體規劃中統籌考慮。要逐步應用電子計算機管理檔案，有條件的大、中型企業、事業單位還應逐步應用縮微複製技術保管檔案。

第三十二條 文件材料歸檔後，檔案部門應及時進行分類、編目、編制檢索工具，積極提供利用。

編制檔案檢索工具、檔案著錄卡片、專題文件目錄(卡片)等，按GB3792.5～85《檔案著錄規則》執行。

第三十三條 對案卷質量總的要求是：遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯繫，文件材料收集完整，內容可靠，分類清楚，組卷合理，標題簡明扼要，文件排列系統，保管期限劃分準確，裝訂整齊。

各單位還應根據實際，參照上級有關規定，制訂詳細的案卷質量標準，嚴格把好案卷質量關。

第三十四條 各單位檔案部門要認真改變工作作風，主動了解本單位各項工作對檔案的需求，積極、主動、熱情、有目的地提供檔案。

第三十五條 檔案部門應注重檔案材料的二次加工工作，積極開展編研，組織編寫組織機構沿革，大事記，基礎數字彙編，專題資料彙編，新產品、科研成果、基建工程簡介，市場信息，用户反映，國內外同行業生產情況介紹等，以提供高層次的檔案信息，滿足利用者的需求。

第三十六條 各單位應定期檢查檔案的保管狀況，對破損的檔案要及時修補、複製。

第三十七條 各單位要注意搞好檔案的鑑定工作，由主管領導、有關科室和檔案部門組成鑑定小組，定期對已過保管期限的檔案進行直接鑑定，提出存毀意見。銷燬檔案要慎重從事，銷燬前應編制出銷燬清冊，經有關領導批准，並報上級主管機關備案。

銷燬檔案時，要指定專人監銷，防止失密。

第三十八條 各級檔案部門應建立健全統計工作。其主要內容為檔案管理基本情況統計，檔案數量統計，檔案利用及其效果統計等。

第三十九條 凡機構撤銷、改組時，應對全部檔案材料進行清理，並妥善保管，經有關領導批准後，向接收單位移交。

第四十條 各單位要注意檔案保密工作。檔案的密級劃分為：絕密、機密、祕密三種，由各級保密委員會與檔案部門根據上級的規定，結合實際劃分。對夠不上密級又不宜公開的，可劃為“內部”。

第四十一條 各單位應健全劃密檔案的借閲手續，防止失密、泄密事件發生。對造成失密泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。

第四十二條 對劃密檔案要定期進行審查，及時調整密級，以擴大檔案的利用交流範圍，使檔案更好地為各項工作服務。

第四章 附則

第四十三條 本辦法解釋權屬化學工業部辦公廳。

第四十四條 本辦法自發布之日起試行。