企業文件管理制度

企業文件管理制度

一、總則

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和厂部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

二、收文的管理

第四條 公文的簽收

1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)後分別交兩辦機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2.對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1.兩辦機要祕書對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閲單”，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。

2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要祕書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條公文的閲批與分轉

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閲籤後，由機要祕書分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要即閲即辦。

2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。

3.為加速文件運轉，機要祕書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閲與催辦。

1.傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件交機要室，閲批文件一般不得超過兩天，閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。

4.文件閲完後，應送交兩辦機要祕書，切忌橫傳。

5.兩辦機要祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

6.按照閲文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閲文。

三、發文的管理

第八條 發文的規定

1.全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和厂部，各羣眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2.各羣眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。羣眾團體文件由黨委批轉。

3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的文件，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘文件均由分管廠領導批准簽發。第九條發文的範圍：

1.凡是以黨委、厂部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2.黨委、厂部下發文件主要用於：

(1)公佈全廠規章制度；

(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

(3)公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；

(4)公佈全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發佈有關獎懲決定和通報；

(6)其他有關全廠的重大事項。

3.黨委、厂部上行文、外發文主要用於：

(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯繫有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨羣工作等事宜。

4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨羣工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部文件發佈。

5.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用厂部名義發文。

四、發文程序與要求

第十條 發文程序規定：

1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；

2.黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；

5.兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6.經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8.需經會籤的文稿，應在交付打印前送會籤部門會籤；

9.文稿審核會籤後，按批准權限的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；

10.經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要祕書統一編號送打字室打印；

11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12.文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要祕書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要祕書應拒絕蓋印分發。

五、文件的借閲和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閲。

第十二條 借閲文件應嚴格履行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要祕書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔範圍：

1.凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

(1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；(2)黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；

(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨羣組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信、來訪記錄及處理結果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上彙報發言材料等；

(7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；

(8)反映本廠生產、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；

(9)工廠日誌和大事記；

(10)工廠向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。

2.業務科室，各羣眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣眾團體負責立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

七、文件的銷燬

第十七條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

第十八條 經審核同意銷燬的文件，應派專車分別由兩辦機要祕書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。