郵電建設工程項目檔案資料管理辦法

郵電建設工程項目檔案資料管理辦法

為加強郵電建設工程項目檔案資料管理工作，促進建設工程項目檔案管理工作的科學化、制度化、規範化，確保建設工程項目檔案資料的齊全、完整、準確、系統、安全，符合歸檔要求，充分發揮檔案資料在工程建設、生產管理、設施維護及改建、擴建中的作用，保障郵電通信建設持續、快速、健康的發展，特制定本辦法。

頒佈單位：信息產業部(含郵電部)(已撤銷)

文       號：暫無信息

頒佈時間：1995-06-23

實施時間：1995-06-23

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規章

第一章 總則

第一條 為加強郵電建設工程項目檔案資料管理工作，促進建設工程項目檔案管理工作的科學化、制度化、規範化，確保建設工程項目檔案資料的齊全、完整、準確、系統、安全，符合歸檔要求，充分發揮檔案資料在工程建設、生產管理、設施維護及改建、擴建中的作用，保障郵電通信建設持續、快速、健康的發展，特制定本辦法。

第二條 郵電建設工程項目檔案是指從建設工程項目的提出、立項、審批、勘測設計、施工、到竣工投產(使用)的全過程中形成的應當歸檔保存的各種形式與載體的文件材料。

第三條 郵電建設工程項目檔案資料管理是郵電工程管理工作的重要組成部分，是維護郵電建設歷史真實面貌的一項重要工作。各級郵電管理部門必須重視和加強對工程建設檔案工作的領導，維護郵電建設檔案的完整、準確，確保檔案資料的安全和提供有效利用。

第四條 郵電建設工程項目檔案資料管理工作實行統一領導分級負責的原則，形成以郵電部為中心，各省(自治區、直轄市)郵電管理局為骨幹，地(市)、縣郵電局及其他郵電企、事業單位為基礎的管理網絡，保證郵電建設工程項目檔案資料的收集、保管和利用。

第五條 本辦法適用於郵電系統所有固定資產投資項目所產生檔案資料的綜合管理工作。

第二章 組織分工與職責

第六條 建設單位應確定一位領導主管工程檔案工作，檢查、研究、解決建設工程項目檔案管理工作中存在的問題。凡建設工程項目，必須設置檔案室或專(兼)職檔案員，負責項目檔案的收集、整理及項目建設中檔案資料的保管和利用，凡兼職檔案員要以此項工作為主。

第七條 建設單位的檔案部門要掌握本單位建設工程項目計劃，並對所轄範圍建設工程項目檔案工作進行業務指導、監督、檢查。

第八條 建設單位應從工程立項開始，就把檔案資料管理工作納入建設管理工作計劃、納入建設工作程序、納入工程管理部門職責範圍和技術人員崗位責任制。使文件材料的形成、積累、更改、立卷、歸檔與工程建設同步。

第九條 工程管理部門應為檔案資料保管和提供利用配備必要的設備。

第十條 建設單位在與施工、安裝、設備供應等單位簽定的合同中，應將檔案資料的要求、套數、交驗等問題列入合同。

第三章 文件材料形成、收集、整理

第十一條 建設工程項目中應歸檔保存的技術文件材料的形成，要做到及時、完整、準確、符合歸檔要求。

第十二條 建設工程項目檔案資料收集範圍參照國家檔案局、國家計委(1988)4號文件及郵電部(1987)廳發字8號文件執行。

第十三條 建設工程項目檔案資料的整理

(一)建設工程項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理分包範圍內的檔案資料，交總包單位彙總、整理。竣工時由總包單位向建設單位提交完整、準確的項目檔案資料。

實行工程現場指揮機構管理的建設工程項目，竣工時由現場指揮機構向建設單位提交完整準確的項目檔案資料。

(二)建設工程項目由建設單位分別向幾個單位發包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的檔案資料，交建設單位彙總整理，或由建設單位委託一個承包單位彙總整理。

(三)竣工圖按國家基本建設委員會(82)建發施字50號文件規定繪製;要做到竣工圖圖物相符，技術文件材料圖樣清晰、字跡清楚，不得用易褪色變質的材料書寫、繪製。

(四)案卷要求分類科學，組卷合理。卷內文件按形成規律排列有序。各單項工程文字材料按項目、竣工圖按專業分門別類合理地組成若干卷冊。

(五)上級主管部門下達的工程建設依據文件只有一份時，由主送單位存檔。紅線圖、土地使用證等原件只有一份時，必須存建設單位，其它單位根據需要存複印件，複印件上註明原件保存單位並加蓋建設單位公章。

第十四條 案卷質量要求：

(一)案卷構成規範參照GB/T11822―89《科學技術檔案案卷構成一般要求》執行。

(二)案卷頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在右上角;雙面書寫的文件材料正面的右上角，背面在左上角。

(三)設備隨機資料已裝訂並利於長期保存的可保持原樣，不須重新裝訂。

(四)外文資料題名要譯成中文，案卷脊背須標明檔號。

第四章 檔案資料的驗收

第十五條 建設工程項目檔案的驗收是工程驗收的重要組成部分。須與建設項目的單項工程驗收、初步驗收、竣工驗收同步進行。如果工程規模大，產生的檔案資料多，也可在工程初驗後，竣工驗收前進行檔案資料的預驗收。

第十六條 建設工程項目檔案資料驗收的組織

(一)建設工程項目初步驗收時檔案資料的驗收由上級或本單位檔案部門組織。

(二)建設工程項目竣工驗收時檔案資料的驗收在驗收委員會或驗收領導小組的統一領導下，部管工程由郵電部檔案部門會同相關省(自治區、直轄市)郵電管理局檔案部門組織;省管工程項目由省(自治區、直轄市)郵電管理局檔案部門組織;省以下各單位所管工程項目檔案資料的竣工驗收，均由上級或本單位檔案部門組織。

(三)建設工程項目單項工程驗收中的檔案驗收均由建設單位檔案部門組織或委託工程管理部門檔案人員負責。

第十七條 建設工程項目檔案驗收的要求：

檔案須完整、準確、系統，案卷質量符合歸檔要求。

第十八條 建設工程項目檔案驗收的步驟方法

(一)驗收準備

由建設單位工程管理部門會同設計、施工單位整理彙總全部建設工程項目竣工資料和有關文件，裝訂成冊、分類編目。

(二)初步驗收

在建設工程項目驗收委員會或驗收領導小組統一領導下，組成檔案資料驗收組，由檔案行政管理部門、主管部門的檔案機構和建設單位、生產(使用)單位、質量檢查部門、設計、施工等單位的人員組成，按驗收程序對檔案資料進行審查、驗收。

檔案資料的初驗要形成書面報告，內容包括：建設工程項目檔案的組織管理，文件材料的形成，收集、整理、立卷歸檔和竣工檔案材料情況(包括竣工圖的編制及質量)、存在的問題、整改要求。整改條款要落實到相關單位，並限期完成。建設單位檔案部門要負責督促、檢查。

(三)竣工驗收

檔案資料驗收組根據初驗或預驗報告，對建設工程項目檔案進行檢查評估後，將結論性意見向驗收委員會或驗收領導小組彙報。建設工程項目竣工驗收結論中要有關於檔案情況評價，竣工驗收證書上須有檔案驗收負責人簽字。

(四)驗收檢查範圍視建設工程項目規模和案卷數量確定，案卷總數在500卷(含500卷)以上的，抽查15%;案卷總數在300至500卷的(含300卷)，抽查30%;案卷總數在100至300卷的(含100卷)，抽查50%;100卷以下的全部檢查。

第十九條 檔案不完整、不準確，沒有編制竣工圖的，主管部門不得批准驗收，不能評定全優工程;檔案部門未出據有關證明，建設單位不得辦理工程結算或拒付相應的款項。

第二十條 檔案資料未能通過驗收的，檔案資料驗收組須向驗收委員會或驗收領導小組提出建設工程項目不予驗收的書面報告。

第五章 建設單位檔案的立卷歸檔、移交

第二十一條 建設單位在工程管理部門應在竣工驗收後三個月內，按規定套數，將建設工程項目檔案資料向建設單位檔案部門歸檔。國家、部重點工程的檔案需3―4套;省(自治區、直轄市)管工程檔案需2―3套;地(市)、縣郵電局管工程檔案需1―2套。

第二十二條 歸檔的建設工程項目檔案由各級檔案部門按有關規定向相關部門移交;其中正本存建設單位，跨省、區、市幹線工程的檔案正本分別由相關的省、區、市郵電檔案館(室)保管。

第六章 獎勵與懲處

第二十三條 凡郵電建設工程項目檔案資料達到齊全、完整、準確，整理規範，歸檔及時、保管安全、方便利用的，應對工程管理部門負責人和有關專(兼)職檔案員通報表揚或獎勵。

第二十四條 凡建設工程項目檔案資料未能通過驗收的，應追究工程管理部門負責人和有關檔案員的責任，視具體問題給予通報批評或處罰。

第二十五條 凡是造成建設工程項目文件材料損毀、丟失和據為己有的，應按《中華人民共和國檔案法》第二十二條追究其法律責任。

第七章 附則

第二十六條 本辦法的依據是《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、國家計委印發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》，《建設項目竣工驗收辦法》，《建設項目(工程)檔案資料驗收辦法》等法律法規。

第二十七條 本辦法由郵電部辦公廳負責解釋。

第二十八條 本辦法自公佈之日起施行。