勞動合同檔案管理包括哪些內容?
一、勞動合同檔案管理包括哪些內容?
1、勞動合同人事檔案的管理和利用
勞動合同人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理,並按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬於上述範圍人員的人事檔案應進行代管,並按有關部門的規定收取管理費。對人事檔案應建立登記和統計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。嚴格執行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
2、勞動合同檔案的轉遞
勞動合同人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出後,逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回,以防丟失。
二、勞動合同檔案管理員的職責包括哪些?
1、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據此進行整理、剔除。
2、經確定需銷燬的檔案,由檔案管理員編造銷燬清冊,經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。
3、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
4、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。
5、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
綜上所述,勞動合同一式兩份,企業持有一份,專人將合同檔案保管好,以便以後查閱。對於檔案的管理要實行嚴格制度,不得隨意調取,如果涉及到職工離職檔案要調出的,需要接受到徵調函才能辦理。現在一些地方還規定勞動合同簽署後,企業要帶上原件到勞動局備案。
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