國家行政機關公文格式釋義

公文是國家行政機關中必要的文件形式，很多重大事務的傳達和回報都離不開公文，公文的寫作要求是非常的嚴格的。對於國家行政機關公文格式釋義，也已經有明確的規定出台，確保公文的格式有標準，確保格式規範便於閲讀，但是具體的格式釋義如何，可以到本文進行了解。

一、國家行政機關公文格式釋義

《國家行政機關公文格式》條文釋義

1、範圍

本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列順序和標識規則。

本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。

本章規定了標準的內容範圍、適用範圍和特定範圍。

(1)內容範圍

內容範圍只涵蓋國家行政機關公文(以下簡稱“公文”)格式中的紙張要求、印製要求、公文各要素的排列順序和標識規則，並不是公文格式的全部範圍。

(2)適用範圍

本標準適用於國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。

2、引用標準

在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，並規定各裁邊的誤差為± 3mm。

3、定義

本標準採用下列定義。

3.1 字 Word

標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。

3.2 行 line

標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行;公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。

4、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m一80g/m2的膠版印刷紙或複印紙。

5、公文用紙幅面及版面尺寸

5.1 公文用紙幅面尺寸公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。

5.2 公文頁邊與版心足寸

公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm

公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

6、公文中圖文的顏色

未作特殊説明公文中圖文的顏色均為黑色。

公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其餘部分均為黑色。為避免在本標準後面各章條的敍述重複，在此作總體規定。

7、排版規格與印製裝訂要求

7.1 排版規格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7.2 製版要求

版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。

7.3 印刷要求

雙面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品着墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

7.4 裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脱落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。

8、公文中各要素標識規則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置於主題詞以下的各要素統稱版記。

8.1 眉首

8.1.1 公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。

一般來説，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少於兩位，即“1”編為“01”

8.1.2 祕密等級和保密期限

如需標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字;如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

祕密等級是標識公文保密程度的一種標誌。根據《辦法》的規定，涉及國家祕密的公文應當按照國家祕密及其密級具體範圍的規定分別標明“絕密”、“機密”和“祕密”。“絕密”是最重要的國家祕密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害;“機密”是重要的國家祕密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“祕密”是一般的國家祕密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的祕密等級。

保密期限是對公文密級的時效加以規定的説明。如公文針發單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度後標註保密期限，在祕密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★3個月，意味着該公文屬於絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要説明的是，如不標識保密期限，祕密等級兩字之間應空l字距離，如需標註保密期限，則祕密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。

8.1.3 緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

緊急程度是對公文送達時限的要求。根據《辦法》規定，緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。在標準中只規定緊急程度的標識位置是居於版心右上角頂格第l行。

如果遇到祕密等級和緊急程度需同時標識時，按照祕密等級

在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標註在版心右上角。

8.1.4 發文機關標識

由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”組成;對一些特

定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上

邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、祕密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm(高×寬)。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布;如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發文機關

全稱或規範化簡稱加“文件”二字組成的。發文機關全稱應以批准該機關成立的文件核定的名稱為準。規範化簡稱應由該機關的上級機關規定。

有一些特定的公文在發文機關名稱後面不加“文件”二字，如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了餘地，未規定一律要加“文件”二字，但只限於特定的公文。一般來説，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加“文件”二字。

8.1.5 發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識

下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“〔 ]”括入;序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應用六角括號“〔 〕”括起。

發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，並且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字號應居中。

8.1.6 簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。

簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人瞭解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標註簽發人。本標準規定應平行排列於發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第3行，不過此時發文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發人(會籤人)”三字用仿宋體，簽發人(會籤人)姓名用楷體。這樣規定是使簽發人(會籤人)的姓名突出、醒目。

如果有多個簽發人，或者有的文件按規定還需要標註會籤人，這時的標識方法是，發文字號應始終放在紅色反線之上的最後一行，文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置;其他簽發人或會籤人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最後的簽發人或會籤人要與發文字號同處一行平行排列;如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字號居左空1字和簽發人.姓名居右空l字的要求不變。

8.2 主體

8.2.1 公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

8.2.2 主送機關

標題下空l行，左側頂格用3專仿宋體字標識，回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

8.2.3 公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標註，每起一自然段均要左空2字。本標準特意規定公文，中的數字、年份、(用阿拉伯數碼標識的)均不能回行，這是根據公文的特點而定的。因為公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。

8.2.4 附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1.×××××”);附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。

8.2，5 成文日期

用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“O”;成文日期的標識位置見8.2.6。

成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上説就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規定零要寫成“O”，是因為“零”與漢字的另一種數字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而採用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協調。

由於印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8，2.6條會分別介紹。

8.2.6 公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括髮文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。

8.2，6.1 單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字;力g蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;

當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

印章是公文的生效標誌。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章還是鑑定公文真偽的最重要的標誌。

對只蓋一個印章的單一機關發文，本標準規定落款處(即成

文日期之上)不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字;縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內，也就是不到l行的空白。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內容，即“變造”公文。

本標準規定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。 聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各

空7字;主力、機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保徵印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

特殊情況説明

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

現行公文常出現一種“此頁無正文”的格式，即當正文之後的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，於是在該空白頁第l行頂格標識“此頁無正文”，並用圓括號括起。

8.2.7 附註

公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下l行。

附註一般是對公文的發放範圍、使用時需注意的事項加以説明，如“此件發至縣團級”、 “此件可見報”等，不是對公文的內容作出解釋或註釋。對公文的註釋或解釋一般在公文正文中採取句內括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附註時要加以注意。

附註應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間的下一行。

8.3 版記

8.3.1 主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字。

主題詞是用於揭示公文內容，便於公文檢索查詢的規範化詞。標註主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關負責制定和發佈。如國家行政機關公文主題詞是由國務院辦公廳編制的《國務院主題詞表》規定。

8.3.2 抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下l行;左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號5抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

8.3.3 印發機關和印發日期

位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔1行位置;

用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

印發機關不是指公文的發文機關，發文機關已有明顯的“紅頭”標識或在公文標題中顯示。這裏的印發機關是指公文的印製主管部門，一般應是各機關的辦公廳(室，)或文祕部門。有的發 文機關沒有專門的辦公廳(室)或文祕部門，也可標識發文機關。

8.3.4 版記中的反線

版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

本標準規定版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區別，二是如此設計顯得美觀。要注意最後一個要素之下要有一條反線，具體標識方法可參見標準中的圖4。

8.3.5 版記的位置

版記應置於公文最後一面(封四)，版記的最後一個要素置於最後一行。

本標準規定版記置於最後一面(封四)，版記的最後一個要素置於最後一行。也就是説版記一定要放在公文的最後即公文的最後一面(本標準規定公文雙面印刷)的最下面的位置。之所以這樣規定，是為了保證公文的完整性。因為公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結束部分就是本標準規定的版記。這樣，紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以準確認定公文是否完整。確定版記的位置在實際操作中會遇到以下情況：

(1)公文主體之後的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記，此時版記要放在最後一面，即使前一面完全空白也沒有關係。

(2)公文的篇幅如果在一個摺頁(即有四面)以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數，此時版記也一定要放在最後一面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)。

(3)公文有附件。如果附件最後的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數，此時版記應置於該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉發的文件，該文件後面也有版記，此時被轉發文件的版記不能代替轉發文件的版記，轉發文件還應標識自己的版記。

9、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。

10、公文中表格

公文如需附表，對橫排A45氏型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼

表頭在訂口一邊，雙頁碼錶頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，又當最後一頁為A3紙型表格時，

封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後一頁(封印上。

在實際工作中，有些公文需要附一些表格。為使表格裝排得規範，本標準對錶格如何放置作了較為明確的規定。對於橫排A4表格的頁碼，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。這樣放置可保證連續編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閲讀公文就要反覆顛倒來看，很不方便。

公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，而且是作為公文正文的最後一頁時，為避免表格的脱落，所以應使表格處於封三之前位置，而不應將表格貼在封四上。

11、公文的特定格式

11.1 信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置於武文線下l行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空l行標識公文標題。如需標識祕密等級或緊急程度，可置於武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素説明。

11.2 命令格式

命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號白髮文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號;令號下空2行標識正文;

正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務;聯合發佈的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素説明。

11.3 會議紀要格式

會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素説明。

本標準中的會議紀要的格式主要是針對國家行政機關的辦公會議紀要而言。至於用作公文種類的會議紀要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發，並在標題中顯示。

各類公文格式和寫作範例

令

(一)令的寫作格式

命令(或令,下同)是國家行政機關及其領導人發佈的帶有強制性、領導性、指揮性要求的公文文種。主要用於發佈重要的行政法規和規章,採取重大的強制性的行政措施,任免、獎懲有關人員,撤銷下級機關不適當的決定等。

從性質和內容上劃分,命令大體可分為:

①發佈性命令。是國家權力機關、行政機關和國家領導人發佈法律、法規或重大行政措施的指令性公文。發佈性命令一般由發佈性命令正文和發佈性命令附件組成。附件為所發佈的法律、法規或重大行政措施。

②行政令(指揮令)。主要用於國家行政機關及領導人頒佈行政規章或重大行政措施。發佈行政令的國家機關及其領導人必須是憲法和法律賦予其職權的特殊的法定作者。除此之外,負有特殊使命的機構,經政府授權,也可適用此文種。

③任免令。主要是用於任命或免去(撤銷)機關、單位、組織有關人員職務的公文。

④嘉獎令。是國家行政機關嘉獎作出突出貢獻的機關領導、人員的公文。

(二)令的寫作範例

xx市人民政府令

文第31號

《瀘州市計量計費監督管理辦法》已經1997年1月27日市人民政府第54次常務會議通過,現予發佈施行。

市長　xx

一九九七年二月四日

《瀘州市計量計費監督管理辦法》

第一條　為加強計量管理,確保計量計費準確,維護消費者、用户合法權益,根據《中華人民共和國計量法》和有關法律、法規,結合我市實際,制定本辦法。

第二條　本辦法所稱計量器具,是指用於貿易結算的工作器具,主要包括:秤、尺、里程計價表、電子計時器、燃油加油機、流量計、電能表、水錶、煤氣表(天然氣表)、定量容器、計量罐、計量罐車、食用油售油器。

……

第二十五條　本辦法授權市技術監督局負責解釋。

第二十六條　本辦法自發布之日起施行。

指示

(一)指示的寫作格式

指示是上級領導機關對下級機關部署工作時經常使用的一種公文，它是領導機關闡明工作原理和基本要求的具有指導意義的文件。

從內容來講，指示與決議、決定有明顯的不同。對於特殊重大的方針、政策問題，對於重大的工作任務問題，就使用決議或決定;而對於貫徹方針、政策所作的工作部署，對下級機關闡明工作活動的指導原則，則使用指示。

常見的指示包括指示的因由，指示的內容，對下級執行指示提出的要求等內容。

(二)指示的寫作範例

中共中央、國務院關於認真做好

防禦特大洪水的緊急指示

(1983年7月30日)

今年我國氣候異常。進入7月以來，長江中下游地區接連發生大水，一些地方已超過1954年的特大洪水的最高水位。沿江廣大軍民，在當地黨委、政府和軍區領導下，積極投入抗洪搶險，全力以赴，日夜奮戰，目前已取得很大勝利。中共中央、國務院特向參加這一斗爭的廣大幹部和羣眾，向解放軍指戰員，表示親切的慰問，希望再接再厲，奪取全勝。

一、當前長江洪水險情未過，黃河、淮河、海河和松花江、遼河都進入大汛時期，珠江流域仍有發生洪水和颱風災害的可能。據氣象部門分析，對此必須有高度警惕，中共中央、國務院要求各省、市、自治區都要做好防禦特大洪水的充分準備，認真檢查落實各項防範措施，做到有備無患，力爭在發生不可抗禦的特大洪水時，儘可能減少損失。

二、根據我國目前大江河防洪工程的能力，如遇特大洪水，為了保全大局，減少損失，需要在一些地方有計劃地採取分洪、蓄洪措施。各有關地區要及時做好組織羣眾安全轉移的各項準備，同時向分洪區、蓄洪區的廣大幹部和羣眾做好宣傳教育工作，説明小局服從大局的道理。要求在洪水面前，每個人能以大局為重，一切行動聽指揮，不允許違抗上級命令。特別是各級領導幹部，必須以身作則，加強組織性紀律性;對不服從指揮調度而造成惡果的，要嚴加懲處。

三、各地在防汛抗洪鬥爭中，必須大力加強治安工作。對製造謠言、聚眾哄搶的為首分子，對乘機搶劫、盜竊國家、集體和個人財產，破壞防洪搶險設施，以及其他破壞防洪救災工作的犯罪分子，可採取特別措施和必要手段堅決鎮壓、嚴厲打擊，依法從重從快懲處，以確保防汛工作的順利進行。

公告

(一)公告的寫作格式

公告適用於向國內外宣佈重要事項或法定事項。屬於公開宣佈的告曉性公文，它與其它告曉一般事件的"通知"和用於表揚、批評和傳達重要情況的"通報"不同，它具有高度的莊嚴性和權威性。

公告分發布性公告、告知性公告、關涉國內外有關方面的公告。

公告包括標題、正文、簽署和日期等。

(1)標題

①發文機關加事由加文種。如《中共中央、全國人大常委會、國務院關於宋慶齡副委員長病情的公告》;②發文機關名稱加文種，如《中華人民共和國國務院公告》;③事由加文種，前加"關於"; ④只寫"公告"。

(2)正文

直述公告緣由，宣佈事項。內容必須是真正的要事，要高度概括;大多是消息性，一般不提出執行要求。

(3)簽署

寫明公告發布機關全稱。公告標題系發文機關名稱加文種的，也可不寫公告發布機關名稱。

(4)日期

公告的年月日一般標在簽署下一行。

(二)公告的寫作範例

中華人民共和國最高人民法院公告

《最高人民法院關於如何處理農村五保對象遺產問題的批覆》已於2000年6月30日由最高人民法院審判委員會第1121次會議通過。現予公佈，自2000年8月3日起施行。

2000年7月25日

決議

(一)決議的寫作格式

決議是經過會議討論通過，對某些重大事項、重大問題作出決策、並要求貫徹執行的公文文件。它體現了集體或集團的意志，具有無可辯駁的集體性，以及權威性、規範性。

決議由標題、通過日期、正文三部分組成。

(1)標題

由發文機關(或會議名稱)、事由、文種類型組成，也可由事由和文種組成。

通過日期一般寫在標題下，在小括號內註明會議名稱及通過時間，也可只寫年月日。

(2)正文

正文因類型差異略有不同。公佈性決議先寫通過決定的那次會議及其作出公佈議案的簡單理由，次寫公佈內容，最後寫注意事項及處理辦法。批准性決議先寫什麼會議審議了某個議案，依據什麼理由，決定批准否，再寫對被審議案的具體評價，最後以"指出"、"認為"之語引出號召。闡述性決議則先概述某一事實，然後加以理論分析，最後是評斷。

(二)決議的寫作範例

中華人民共和國第五屆全國人民代表大會

第五次會議關於中華人民共和國國歌的決議

(1982年12月4日第五屆全國人民代表大會第五次會議通過)

第五屆全國人民代表大會第五次會議決定：恢復《義勇軍進行曲》為中華人民共和國國歌，撤銷本屆全國人民代表大會第一次會議1978年3月5日通過關於中華人民共和國國歌的決定。

議案

(一)議案的寫作格式

議案是各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項時,所使用的公文。法定人數的人大代表及人大有關機構也可提出議案。

議案的開頭部份可簡明扼要地闡述提出議案的目的或原因,也可直截了當地提出需要審議的事項。

(二)議案的寫作範例

成都市人民政府關於提請審議《成都市建築施工現場

監督管理規定(草案)》的議案

市人大常委會:

《成都市建築施工現場監督管理規定(草案)》已經市人民政府同意,現送上,請予審議。

一九九七年六月二十六日

成都市建築施工現場監督管理規定(草案)

第一章　總　　則

第一條　為加強建築施工現場的監督管理,維護建築市場的正常秩序,提高文明施工管理水平,確保工程質量和施工安全,根據有關法律、法規,結合成都市實際,制定本規定。

第二條　本規定所稱建築施工現場,是指經市、區(市)縣人民政府有關部門批准,進行工業和民用項目的房屋建築施工、建築裝飾等施工活動的場地。

第三條　成都市建築業管理局負責全市建築施工現場的統一監督管理。各區(市)縣建委負責。

……

第三十七條　本規定具體應用中的問題,由成都市人民政府負責解釋。

第三十八條　本規定自發布之日起施行。成都市人民政府制定並於1996年3月6日發佈的《成都市建築施工現場監督管理規定》同時廢止。

函

(一)函的寫作格式

函適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

①標題

一般由發文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發函為《關於**(事由)的函》;覆函為《關於**(答覆事項)的覆函》。

②正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況;商洽、詢問、答覆的事項和問題;希望和要求，如："務希研究承復"，敬請大力支持為盼"等。

(二)函的寫作範例

四川省電力工業局關於

在寶珠寺水電站庫區進行開發有關意見的函

廣元市人民政府:

寶珠寺水電站於1996年10月開始蓄水,1996年年底首台機組投產發電,水庫已基本形成。據瞭解,目前庫區有關部門正積極籌劃在寶珠寺水電站庫區發展旅遊業和養殖業。為保障水庫和大壩的安全運行,現將我局有關意見函告如下。

一、寶珠寺水電站是由國家開發銀行貸款,四川省電力工業局負責還貸建設的重點水電工程。

四川省電力工業局既是寶珠寺水電站工程的業主,又是工程主管部門。按照國家有關基本建設"誰投資,誰受益",的原則,四川省電力工業局擁有寶珠寺水電站工程(包括水庫)的管理權和開發權,寶珠寺水電廠直接受四川省電力工業局領導,是寶珠寺水電站工程管理和開發的直接主體。儘管如此,為支持庫區移民發展生產,根據《四川省大型水電工程建設徵地補償和移民安置辦法》第三十條"大型電站形成後的水面和消落區,在服從工程管理機構的統一指揮、管理、調度和保證工程安全的前提下,由當地縣級以上人民政府統籌組織移民優先開發利用"和水利電力部頒發的《水利水電工程管理條例》第二十三條"開展綜合經營事業,應由工程管理單位統一規劃。可由工程管理單位自營,也可以與有關單位簽訂經濟合同,進行協作或聯合經營,應注意有關社隊利益,搞好團結和生產"的精神,我局原則同意當地縣級以上人民政府統籌組織庫區移民對寶珠寺水電站庫區進行適當開發,但任何開發活動必須服從寶珠寺水電廠的統一規劃,並與寶珠寺水電廠簽訂有關經濟、安全、責任方面的協議。

二、根據國務院頒發的《水庫大壩安全管理條例》第十條"興建大壩時,建設單位應當按照批准的設計,提請縣級以上人民政府依照國家規定劃定管理和保護範圍"的規定,寶珠寺水電站應劃定管理和保護範圍。但寶珠寺水電站首台機組剛投產,大壩未全部建成,大壩管理和保護範圍尚未劃定,依照批准設計和國家有關規定,大壩上游3-5公里,以及整個庫區徵地線以下,屬大壩管理和保護範圍。

根據《水庫大壩安全管理條例》第十七條"在大壩管理和保護範圍內修建碼頭、魚塘的,須經大壩主管部門批准"和《水利水電工程管理條例》第十一條"確有必要在水利水電工程保護範圍內進行建設等活動,應徵得水利電力主管機關的同意"的規定,任何單位在寶珠寺水電站大壩管理和保護範圍內進行開發活動,必須經四川省電力局批准後方可實施,未經我局批准擅自在大壩保護和管理範圍內搞開發,都是違反國務院規定的。

三、凡是在水庫以內的任何開發和經營活動,必須服從寶珠寺水電廠對水庫的統一運用調度,不得影響水庫的安全運行。庫區的利用應在服從電廠的統一規劃的前提下統籌規劃,有計劃、有組織地進行。

以上意見,特此函告。感謝貴府及其它各級地方政府對電力部門的工作給予大力支持和幫助。

一九九七年二月二十四日

決定

(一)決定的寫作格式

決定是黨政機關及其他部門對某些重大問題或重要事項，經過一定會議討論研究表決通過後要求貫徹執行的文體。決定除會議作出外，也可以由領導機關制發。

決定一般由標題和日期、正文、結尾三個部分組成。

(1) 標題和日期

決定的標題要完整地寫出發文機關、決定事由和文種三項內容。在決定事由前一般以"關於"連結。決定的日期即會議通過或領導簽發此項決定的日期。它寫在標題之下，外用括號。重大法規性的決定，還需註明通過該決定的機關、日期和生效日期。文末不再註明。

(2) 正文

決定的主體部分也就是正文。其篇幅長短，由內容多少決定。一個篇幅較長的決定，其內容通常包括兩層意思：一層是説明形勢和有關情況，作出決定的目的與意義;另一層是説明決定的具體事項，落實決定的政策、措施和要求等等。

篇幅較長的決定，正文在結構上可分為開頭、主體、結語三部分。

開頭。這一部分一般用一個自然段落，用"特決定如下"或"特做如下決定"與主體部分銜接。"開頭"主要用以説明目前形勢，分析或闡述做此決定的原因目的及意義。其語言要求簡潔、概括性強。

主體。表達決定的具體內容。因為它是下級機關、相關單位及所屬個人必須執行的準則，所以要求寫得明確、具體、詳盡。這一部分的表達方式常採用條文式寫法，在這些表現具體內容的"條"、"項"之間可以是明顯的並列關係，也可以是明顯的遞進關係，無論何種關係，都一定要形成完整、嚴謹、清晰的整體。主體部分也可用簡述式寫法，對所決定的事項作出直接公佈。

結語。在這一部分中提出希望、號召和要求。

(3) 結尾

在決定的正文之後，可寫"本決定自發布之日起施行"，通常不寫成文日期和發文單位。見諸報刊時，可在文末署發文機關名。

(二)決定的寫作範例

國務院關於加快發展中西部地區鄉鎮企業的決定

(一九九三年二月十四日)

國發[1993]10號

黨的十一屆三中全會以來，我國鄉鎮企業異軍突起，為農村發展和國民經濟增長作出重大貢獻，成為我國社會主義市場經濟生機勃勃的力量。但是，由於多種原因，鄉鎮企業發展的區域分佈很不平衡，佔全國人口約三分之二的廣大中西部地區只擁有鄉鎮企業產值的三分之一，已成為我國中西部與東部地區經濟發展差距的重要原因。黨的十四大指出："繼續大力發展鄉鎮企業，特別要扶持和加快中西部地區和少數民族地區鄉鎮企業的發展。"這對於逐步縮小東西部地區差距，振興少數民族地區經濟，改變貧窮落後面貌，鞏固和發展團結穩定的大局，實現共同富裕，具有十分重要的經濟意義和政治意義。為此，特決定如下：

一、提高認識，加強領導，把加快發展鄉鎮企業作為中西部地區經濟工作的一個戰略重點(內容略)

二、實行適應中西部地區經濟發展要求的產業政策(略)

三、提倡不同組織形式的鄉鎮企業共同發展(略)

四、鼓勵和支持各類人才走上開發鄉鎮經濟的主戰場(略)

五、走因地制宜、合理佈局、集中連片發展路子(略)

六、積極在中西部地區培育和發展市場體系(略)

七、多渠道增加中西部地區鄉鎮企業的資金投入(略)

八、抓住機遇，推進東西橫向經濟聯合和城鄉聯合(略)

九、各有關部門通力合作，為促進中西部地區鄉鎮企業上新台階作出貢獻(略)

此件發至省(市)及中央各部委

通告

(一)通告的寫作格式

通告適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。

通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

1、標題

由發文機關、事由、文種構成。

根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫"通告"二字。

2、正文

由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發佈通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用"特通告如下"轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明瞭，敍述清楚，通俗易懂，便於掌握。結尾部分可提出要求、希望，並用"特此通告"作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

3、署名和日期

正文後簽署發佈通告的機關名稱和日期。

(二)通告的寫作範例

河南省交通廳

關於繼續做好公路養路費等交通規費徵收工作的通告

根據交通部通知，在國家交通和車輛税費改革方案正式公佈實施之前，各地必須嚴格按照《國務院辦公廳轉發交通部等部門關於繼續做好公路養路費等交通規費徵收工作意見的通知》(國辦發[2000]2號)精神，繼續做好公路養路費等交通規費徵收工作。特通知如下：

一、各級交通主管部門要清醒地認識到交通規費徵收工作對交通基礎建設的重要性、必要性乃至於對河南經濟建設產生的重大影響，切實加強對公路養路費等交通規費徵收工作的領導，積極主動與當地財政、公安等部門取得聯繫，密切協作，及時解決徵收工作中出現的問題，維護正常的徵費秩序，為交通基礎設施建設籌集更多的資金。

二、各繳費義務人要嚴格按國家和省現行徵繳政策、辦法和標準，自覺到當地徵稽機構繳納各項交通規費。對目前社會上仍然存在偷、逃、漏、欠規費的行為，各級交通規費徵稽機構和人員將繼續進行稽查、追繳並依法收取滯納金和罰款，對故意妨礙徵繳人員執行公務的，要依法嚴肅查處，情節嚴重的，移交司法機關追究刑事責任。

三、各級交通規費徵稽機構要認真學習、領會和堅決貫徹執行全國人大、國務院以及交通部、財政部等國家有關部委法規、文件，以及《河南省人民政府關於加強公路養路費等交通規費徵收工作的通告》，加強領導、加強宣傳、穩定思想、穩定隊伍，充分認識税費改革的重大意義，以國家利益為重，顧全大局，堅守崗位，恪盡職守，照章收費，只要交通和車輛税費改革方案還沒有正式開始實施，就要堅決做到公路養路費等交通規費徵收稽查工作有條不紊進行。

2000年11月8日

規定

(一)規定的寫作格式

規定是企業機關或部門對於某項工作或活動作出原則性的規範或約束的一種常用文體。規定是一種法規性文件，用以制定某項工作的實施細則或具體管理措施，屬於下行公文。

規定由標題、日期、主送單位、正文、發文單位幾部分構成。

(1) 標題

與大多數公文的標題寫法相同，由發文單位、事由和文種三部分組成。如《××市人民政府關於組織職工技術比賽的規定》。

(2) 發文日期

可以放在標題的下面，也可以置於正文之後。經一定會議批准的重要規定，日期在標題之下;基層單位和機關制定的，日期寫在正文之後。

(3) 主送機關

普發性規定，通常不寫主送機關，而且常採取"通知"轉發的形式。如《中共××市委辦公廳關於印發督促檢查、信息、文件處理工作三個暫行規定的通知》。

只在某些範圍內實行的規定，可以按一般文件的格式註明主送機關。

(4) 正文

正文一般分為開頭、主體、結語三部分。

開頭。規定是對某項工作的管理措施，可以是全面的，也可以是專項的。開頭部分總述制定本規定的目的、依據，有針對性，必要時也可敍述制定原因。

主體。通常採用條目式寫法，一項內容為一條，簡明、準確、具體。內容簡單的就直接寫出，不必分條，寫作時要靈活掌握。

結語。一般用"本規定自發布之日起施行"或"本規定自××××年×月×日起施行"表述。除此之外，也可寫出該規定的解釋權所屬者。

(5) 發文單位

發文日期置於標題之下的，正文後可不寫發文單位名稱;發文日期寫在正文之後，應註明發文單位名稱。

(二)規定的寫作範例

××市人民政府關於

堅決防治蚊蠅孳生的規定

(1990年8月30日××市人民政府第29號令

發佈1993年3月9日××市人民政府第2號令修改)

為消滅蚊蠅，改善環境衞生，保障人民健康，市人民政府決定：動員全社會力量，堅決防治蚊蠅孳生，做到人人動手滅蚊蠅，實現處處無蚊蠅。

一、本市城區、近郊區(包括農村地區)和遠郊區的城鎮，工礦區內的機關、團體、部隊、企事業等單位(以下簡稱單位)，街巷、廣場、遊覽區、市場等一切公共場所(以下簡稱公共場所)和居民住宅院落，必須分別按照國家和本市市容環境衞生、食品衞生、公共場所衞生等法律、法規、規章和本規定，清除蚊蠅孳生條件。

廁所、下水道口、垃圾站(桶、箱)、污物容器、雨水污水蓄積地等一切易於慈生和聚集蚊蠅的處所，必須分別採取沖洗、消毒、打掃、平整等衞生措施，嚴防蚊蠅孳生、聚集，及時消滅蚊蠅和蚊蠅幼蟲。

食品生產經營廠店、飲食業攤商、單位內部食堂等一切易招蚊蠅聚集的場所，必須採取有效措施預防和消滅蚊蠅。

單位、居民住宅院落，必須經常保持院內公共衞生和家庭衞生，做到室外無蚊蠅孳生地，室內無蚊蠅。

近效農村集體經濟組織和農户飼養禽畜，應搞好飼養場所及其周圍的環境衞生，清除蚊蠅孳生條件。近郊菜區堆肥場，由鄉政府統一規劃設置垃圾處理場、糞庫、糞池等，應做好衞生保潔工作，糞庫、糞池也應加蓋密封。在蚊蠅孳生季節，應經常噴灑高效低毒殺蟲藥。

二、違反本規定，造成蚊蠅孳生、招致蚊蠅聚集和發現蚊蠅不予消滅的，按以下規定予以處罰。

……

七、本規定自1990年9月1日起施行。

主題詞：環衞　法制　規定　命令

發送：各區、縣人民政府，各市級機關、人民團體、企事業單位，中央在×機關、部隊，外省、市駐×機構(在《××日報》、《××法制報》上刊載)

共印1370份

××市人民政府辦公廳

1993年3月20日印發

意見

(一)意見的寫作格式

意見是上級領導機關對下級機關部署工作，指導下級機關工作活動的原則、步驟和方法的一種文體。意見的指導性很強，有時是針對當時帶有普遍性的問題發佈的，有時是針對局部性的問題而發佈的，意見往往在特定的時間內發生效力。

意見的格式包括：

(1)標題。標題必須把發文機關、事由、文種寫清楚。

(2)發文時間。一般以定稿時間為準。

(3)正文。

(二)意見的寫作範例

××公司關於發展服務業的意見

×發[19××]××號

隨着承包經營責任制的推行，我公司的生產、加工業有了很大發展，工業產值和利潤都比上年同期水平有所提高，廣大職工的生產積極性空前高漲，這是我公司發展的重要優勢之一。但是，由於長期以來人們對服務業的認識不足，一些基層單位在調整產業結構時，甚至任意砍掉服務業，致使公司內部職工需辦的事情無人去辦，服務網點少、面窄，大量的待業青年得不到安置，公司的壓力很大。為了迅速改變這種局面，拓展就業門路，發揮服務業在我公司的重要作用，特制定如下意見：

一、確立發展服務業的指導方針，積極發展集體服務業，鼓勵和支持待業青年開辦個體服務業。

二、搞好網點建設，鼓勵優質服務，實行價格統一管理，反對和禁止違法違章經營。

三、實行自主經營，自負盈虧，國家統一納税，不搞統負盈虧，推行責、權、利相結合的經營承包責任制。

四、公司將加強對服務業的領導和管理，加快人才培養，提高服務質量。

上述各條請各基層單位，根據實際情況具體組織實施，並將實施情況及時上報總公司。

一九××年×月×日

通報

(一)通報的寫作格式

通報適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

通報由標題、文號、密級、主送單位、正文、發文機關和日期組成。

(1)標題

由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。標題有兩種寫法:一是公文式標題;二是新聞式雙標題,多為正題加副題,也可是眉題加正題。如果內容有所專指,要寫明主送機關;普發性的通報則可不寫主送機關,或在正文中、發至範圍中註明。

(2)正文

包括原因、事項、處理意見、經驗教訓、要求及希望、號召等內容。

表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

①主要事實

表彰性通報突出主要的先進事蹟，批評性通報要抓住主要錯誤事實。

②分析指出事例的教育意義

表彰性通報，有在闡述先進事蹟的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等。

③提出要求

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敍述;另一種還對有關情況加以分析説明，有時還針對具體問題提出應採取何種對策的指導性意見。

(3)尾部

由落款、發文範圍、抄送、附件等組成。

(二)通報的寫作範例

內江市人民政府關於表彰

實施科技興市"1 5"工程先進單位的通報

各縣(市、區)人民政府,市政府各部門:

1995年和1996年,我市各級各部門按照市委、市政府的安排部署,進一步加大了科技興市"1 5"工程的實施力度,促進了科技與經濟的結合,取得了顯著的經濟效益和社會效益。兩年中,全市共實施科技興市"1 5"工程項目473項,累計實現產值59.67億元,其中科技產業創產值13.66億元,推廣應用科技成果創產值46.01億元,超額完成了省政府下達我市的目標任務。

為了推進科技興市"1 5"工程向縱深發展,根據市政府《關於分解科技興市"1 5"工程目標任務的通知》(內府發61號、84號)精神,市政府決定對實施科技興市"1 5"工程成效顯著、較顯著和完成任務的縣(市、區)及市級有關部門予以表彰,以資鼓勵。

附:實施科技興市"1 5"工程成效顯著,較顯著及完成任務的單位名單(略)。

內江市人民政府

一九九七年五月三十日

通知

(一)通知的寫作格式

通知適用於批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;發佈規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項;任免或聘用幹部。通知大多屬下行公文。

1、印發、批轉、轉發性通知的寫法

標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如"同意"、"原則同意"、"要認真貫徹執行"、"望遵照執行"、"參照執行"等;寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義;提出希望和要求。最後寫明發文日期。

2、批示性通知的寫法

標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明瞭，説理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便於受文單位具體操作。

3、知照性通知的寫法

這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。

4、事務性通知的寫法

通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準確的材料等。

5、任免、聘用通知的寫法

一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

(二)通知的寫作範例

四川省人民政府辦公廳

關於加強農村電影發行放映工作的通知

各市、州人民政府,各地區行政公署,省級有關部門:

黨的十一屆三中全會以來,農民物質生活水平有了很大提高,但由於多方面的原因,近年來"農民看電影難"的問題十分突出。遵照中央關於"認真解決農村和老、少、邊地區人民羣眾看電影難"的精神,經