公司重要文件保管處理規定

公司重要文件保管處理規定

第一條 設立目的

為規範本公司重要文件的保管處理工作，特制訂本規定。

第二條 適用範圍

本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規定執行。

第三條 重要文件的分類

重要文件分為四類：

1．最重要文件（日常用）；

2．最重要文件（非日常用）；

3．一般重要文件（日常用）；

4．一般重要文件（非日常用）。

其中最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響到文件；一般重要文件是指其重要程度輕於前者的文件。

日常用文件是指工作人員在日常業務中經常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情況外不必經常查考的文件。

第四條 重要文件保管場所及保管期限

1．保管場所

一般情況下，重要文件的收藏、保管場所按如下規定進行。但可根據文件的性質、數量及處理方法的不同作適當變更。

（1）地下室內貴重物品庫應存放對於人民民主專政特別重要的材料。

（2）各業務部門保險櫃存放各部、室的最重要文件。

（3）地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。

（4）各分公司保險櫃存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。

（5）現場保管（在各部、室的辦公地點以適當的方法整理保管）。上級對現場保管有特別指示的時候，保管人員應根據上級指示採用相應的方法保管。

2．保管期限

保管期限需按照文件的不同性質、數量及處理方法的不同做不同期限保存。

第五條 重要文件的整理保存

倉庫內文件的整理保管由_____部門承擔。部門應對各自保管的文件內容及保管位置加以記錄，並提交_____部門。部門在安置文件時應考慮平時的使用頻率。

同時，負責部門需提供文件在保管期間所需的適宜環境。温度保持在____℃左右。做好防水、防火、防潮、防鼠等準備。

第六條 重要文件的搬運

1．對於重要文件，在公司沒有特別命令時，原則上不允許攜帶、搬運至公司以外。

2．如確實需要，重要文件的搬出及收藏，由_____部門負責實施，

3．_____部門將重要文件搬出加以收藏時須按如下規定執行：

（1）正常情況下文件處理完結時，要經過_____部門書面審批，方能搬運；

（2）在特別緊急危險時，可先搬出文件，後補充各項文書證明；

（3）在發表緊急狀態宣言時，可口頭請示_____部門，得到批准後方可搬運。

4．收藏文件倉庫的位置，根據文件的數量等由_____部門決定。在搬運、收藏文件時要注意準確無誤地將文件置於各自位置。當確認文件數量大、保管場所不足時，應預先與_____部門協商，給予增加或變更保管場所。

第七條 重要文件的銷燬

對於保管期滿的文件，_____部門在徵求_____部門領導意見後可予以銷燬。並做好詳細登記。

第八條 附則

本規定經_____核准後實施，增設修訂亦同。

本規定最終解釋權歸本公司。