電子勞動合同，怎樣籤才有效？

電子勞動合同，怎樣籤才有效?

2020年3月4日，人力資源社會保障部辦公廳在《關於訂立電子勞動合同有關問題的函》中明確，用人單位與勞動者協商一致，可以採用電子形式訂立書面勞動合同。針對用人單位異地用工、勞動者身份及簽名易造假、勞動合同存儲管理難等問題，越來越多用人單位採用電子形式訂立勞動合同。與簽署紙質版勞動合同的做法相比，電子簽署的方式有利於提高用人單位的合同簽署效率、提升管理水平、節約簽約成本，實現從手動管理到人工智能化管理的轉變。政府部門對電子勞動合同這種新興方式的肯定，也更有利於推進智能科技在企業勞動與人力資源管理領域的廣泛應用。

一、電子勞動合同應該怎樣籤?

《關於訂立電子勞動合同有關問題的函》對於電子勞動合同的適用提出了明確要求，即：

1、採用電子形式訂立勞動合同，應當使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。

2、用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規規定的要求，確保其完整、準確、不被篡改。

3、符合勞動合同法規定和上述要求的電子勞動合同一經訂立即具有法律效力，用人單位與勞動者應當按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的義務。

我國法律及司法解釋對電子簽名、電子數據皆予以認可，而且操作便捷、普遍。當然，在電子簽名及電子數據的使用上，用人單位需要特別關注、確認用户是否為勞動者本人，即簽署人的身份和簽署意願問題。

首先，要確保勞動者身份真實。在使用常見的電子簽署方式如通過數字簽名、數字證書、第三方平台提供的系統時，需要明確電子簽名類的製作數據，屬於電子簽名人即勞動者本人專有。在適用電子簽名時，一般會通過身份證信息、人臉語音、短信驗證碼等多種方式來認證勞動者的主體身份是否合法、真實及有效。

其次，簽署必須出於勞動者本人意願。如能夠證明電文數據和電子簽名所對應的註冊用户是唯一的，並且其用户名、賬户、密碼等信息也具有唯一性，則在認定簽署勞動合同的電子簽名系由勞動者控制的事實時，更有利於確認勞動者的簽署意願。

需要提醒的是，用人單位在選擇簽署或管理電子勞動合同系統時，首先應考量的是保障電子勞動合同簽署的安全性與合規性，即選擇安全、可靠、能被國內司法實踐所認可的平台。如果選擇不被認可的第三方平台，可能導致電子簽名無效。

在“北京某信息技術有限公司與馬某勞動爭議”中，用人單位主張通過境外公司的電子簽名系統向勞動者公示、送達了《商業道德行為規範》，但依據《中華人民共和國電子簽名法》第十六條規定，電子簽名需要第三方認證的，由依法設立的電子認證服務提供者提供認證服務。現用人單位無證據證明其公司電子簽名服務提供商取得我國主管部門許可，故在勞動者持有異議的情況下，相關電子簽名證據合法性不足。

二、這三種形式不屬於電子勞動合同

1、紙質勞動合同的掃描件或照片並不等同於電子勞動合同。

電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等應當以滿足電子簽名法等法律法規為前提。若用人單位已與勞動者簽訂紙質版勞動合同，為了保存的需要而通過掃描或拍照等電子形式儲存下來的文件，並不屬於電子勞動合同。

如“郭某與常州某有限公司勞動合同糾紛”中，用人單位主張與勞動者簽訂過書面勞動合同，但根據其提供的照片打印件和光盤，該照片系一份勞動合同，有兩處手寫勞動者姓名的字樣，其他需要填寫的內容為空白，該照片保存在用人單位電腦中。

根據相關規定，當事人向人民法院提供證據，應當提供原件或原物。如需自己保存證據原件、原物或者提供原件、原物有困難的，可以提供經人民法院核對無異的複製件或者複製品。因勞動者對照片打印件的真實性不予認可，且用人單位無法提交勞動合同原件以供核對，又無其他證據可以印證，故法院對該證據未予採信，用人單位應承擔舉證不能的不利後果。

也就是説，用人單位對於與勞動者簽訂的紙質勞動合同，仍需做好保管，通過電子形式的存檔並不等同於電子勞動合同，也不能免除用人單位對勞動者紙質合同做好保存工作的義務。

2、網上備案的勞動合同並不等同於電子勞動合同。

在“上海某旅行社與王某勞動合同糾紛”中，用人單位主張其通過上海市勞動和社會保障局主辦和管理的電子信息系統在網上辦理了勞動合同的備案登記手續。因網上備案文件名稱中含有“勞動合同”的關鍵字樣，且記載了用人單位和勞動者的名稱、用工形式等用工信息，應視為雙方訂立了電子勞動合同。

但是，法院認為，用人單位在網上備案登記僅是對用工信息的備案登記，未經合同雙方當事人簽字確認，不具備合同形式，內容也未包含勞動合同必備的合同期限、工作內容及地點、勞動報酬等內容。且勞動者對登記備案的詳細內容無法自行查詢，不符合合同當事人應協商一致的原則。故用人單位提出雙方已訂立電子勞動合同的主張不成立，用人單位應當根據勞動合同法的相關規定承擔未與勞動者訂立書面勞動合同的法律後果。

3、通過微信對話確認勞動關係不等同於電子勞動合同的確認。

在“龍沙區源通潤滑油商行與荀雨農勞動爭議”中，用人單位認為，其與勞動者是通過微信招工用工，微信上已經説明了用工的基本條件和待遇等問題，對於微信應認定為電子勞動合同而不應按無合同對待。但是，法院認為，用人單位提交的招工信息沒有《中華人民共和國勞動合同法》第十七條規定的勞動合同應當具備的條款，不能視為雙方之間簽訂的勞動合同。

三、挑戰與機遇並存

除上述可能出現的問題和誤區外，用人單位還應注意電子勞動合同的管理問題，比如電子勞動合同簽署後，如何儲存、儲存的數據庫由誰進行管理和維護、是否存在泄露、被侵入、被纂改的可能等。

此外，發生爭議時，還可能涉及電子勞動合同作為證據的保存和再現問題，如何將電子證據呈現給裁判者，如何證明電子勞動合同是符合電子簽名法等法律法規對電子簽名及文書形式要求等，這些都是使用電子簽名將對用人單位的管理體系提出新的挑戰。

人社部對於電子勞動合同的支持態度，積極鼓勵當前疫情下企業通過電子信息技術手段進行管理，有助於維持和諧勞動關係穩定的同時，也體現了今後文書電子化發展的趨勢。

因此，企業應妥善建立電子勞動合同系統，確保電子勞動合同的簽署流程和管理體系合法合規，進一步推動電子勞動合同的普及和應用。