婚姻檔案一體化管理

一、建立婚姻文檔一體化管理模式

1.婚姻登記人員與檔案人員管理一體化。按照傳統的做法，婚姻登記工作人員負責婚姻登記過程中文件材料的收集和歸檔。登記材料是從婚姻管理的角度出發運作，與婚姻檔案的靜態管理沒有銜接，人員也屬於兩個部門，沒有統一整體的業務規範，這樣往往會出現歸檔材料不齊全、整理不繫統、分類編號不準確等現象。歸檔後往往因質量問題需要檔案人員重新拆卷、整理，花費大量的時間進行重複性工作。在電子文件管理方面，登記錄入人員雖然在操作系統中輸入了大量的人員信息，但由於登記和檔案兩個系統不銜接，有些檔案需要的字段和信息沒有包括在內，致使歸檔後檔案人員再次進行大量信息的輸入，工作繁瑣而重複。文檔一體化管理的實施不僅使檔案人員從繁重重複的工作中解放出來，有更多的時間投入到檔案的利用工作中去，提高檔案的利用率。同時更有效地通過前端過程控制保證了歸檔文件的齊全、完整。登記人員與檔案管理人員的一體化管理是實現文檔一體化管理模式的重要前提和保證，對登記人員、檔案人員要實施統一領導、統一管理、統一培訓和業務指導、統一專業標準規範、統一明確崗位職責，為實現文檔一體化的目標提供組織和人員上的保證。

2.紙質文件材料控制與紙質檔案管理一體化。紙質文件材料控制指婚姻登記工作中，工作人員對婚姻登記材料進行有效的動態過程控制。登記材料控制工作是一項規範化、專業化和職能化的工作，主要活動包括登記材料的申報、審批、整理和歸檔。相比之下，紙質婚姻檔案管理是一種靜態的管理模式，檔案人員按照傳統的檔案管理要求對歸檔的紙質婚姻檔案進行收集、分類、編目、登記、統計和必要的加工整理等，便於查詢和利用。在實際工作中，靜態的檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入到登記工作過程的控制中去，檔案人員對登記人員進行登記材料驗收、收集、分類、組卷、編號、整理、借閲等專業化的系統培訓。登記工作結束後，登記檔案直接上架，以期實現紙質登記材料控制與紙質檔案管理的一體化。

3.電子文件與電子檔案管理一體化。在婚姻登記工作中，工作人員使用的是《婚姻登記管理系統》，用來存儲、控制婚姻登記過程中生成的所有電子文件，包括部分紙質文件掃描後的電子文件。在檔案管理中使用的是適合檔案管理的專門數據庫系統，用來存儲管理歸檔後的電子檔案。電子文件與電子檔案管理一體化需要利用網絡和計算機技術將上述材料錄入系統和檔案管理系統實現無縫鏈接，建立文檔一體化軟件，針對從電子文件產生到歸檔為電子檔案進行全過程控制和管理。在建立文檔一體化管理模式的過程中，要實現登記材料全部電子化，同時優化兩個操作系統，通過開發一體化軟件，使文控操作系統與檔案管理系統相結合，逐步實現電子文件到電子檔案的一體化管理。

二、實現婚姻文檔一體化管理的前提條件

1.建立統一的標準規範體系。建立婚姻登記材料前端控制、檔案管理統一的標準規範體系是實現婚姻文檔一體化的基礎。標準規範體系是登記人員、檔案人員工作的標準和依據，這些標準體系文件的建立是婚姻登記、檔案現代化管理工作的基礎，是科學管理和有效利用婚姻檔案的保障，同時有效促進了登記材料的標準化和檔案管理的規範化。實行文檔一體化必須嚴格遵循統一的專業化標準規範，實現婚姻檔案管理的規範化。

2.培養一支專業化隊伍。婚姻文檔一體化管理的實施對現有登記人員的素養提出了更高要求。其崗位工作涉及檔案、計算機、婚姻登記等多個領域的專業知識。登記人員不僅要熟練掌握登記過程的材料控制程序及方法，而且要熟悉有關檔案管理的標準規範。對登記人員進行專題業務培訓，包括婚姻登記操作流程、計算機操作系統應用、登記材料的收集、整理、組卷等檔案業務培訓和指導，使他們能夠按照統一的標準，對婚姻登記工作中形成的材料等進行整理、組卷、歸檔等過程管理，保證歸檔材料的齊全完整和檔案的整理規範。文檔一體化管理是將婚姻登記材料控制的動態管理與檔案的靜態管理相結合，從中最大限度地加強了婚姻登記形成材料的前端控制，同時也激活了傳統的靜態檔案管理，兩者相輔相成、相互促進。

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