人事檔案管理制度?

人事檔案管理制度?

{子問題開始}人事檔案管理制度 {子問題開始}第一章 總則 第一條 {子問題開始} {子問題開始} 財產保險股份有限公司為加強公司員工檔案管理，有效地保護和利用人事檔案，規範人事檔案管理工作，依據《中華人民共和國檔案法》、《企業員工檔案管理工作規定》制定本制度。

第二條 本制度適用於總、分公司所有後線管理人員的人事檔案管理工作。 

{子問題開始}第二章 人事檔案的管理 第三條 適用範圍

3.1 員工人事檔案分為員工歷史檔案和員工在職檔案。員工在進入公司前的個人檔案，稱為員工歷史檔案。員工歷史檔案的管理按國家人事檔案法律法規執行，不在本制度管理範疇內。

3.2 本制度涉及的員工在職檔案是指員工在公司工作期間，因招聘錄用、績效考核、薪酬管理、在職培訓、勞動合同管理及離職手續辦理等產生的和個人相關的有存檔價值的文書、電子文件、實物等形式的材料。

3.3 在公司人事管理信息系統中存放的員工個人檔案是員工在職檔案的有效組成部分。

第四條 管理部門

4.1 總公司人事行政管理部及分公司綜合管理部作為人事管理部門，負責各級員工的在職檔案管理。

4.2 總公司人事行政管理部負責總公司、機構管理中心、分公司班子及財務負責人的在職檔案管理；分公司綜合管理部負責前述人員之外的分公司所轄其他人員的在職檔案管理。

第五條{子問題開始} 管理部門職責

5.1 保管員工檔案；

5.2 收集、鑑別和整理員工檔案材料；

5.3 辦理員工檔案的查閲、借閲和轉遞手續；

5.4 登記員工工作變動情況；

5.5 為有關部門提供員工信息；

5.6 做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

5.7 辦理其他有關事項。 

{子問題開始}第三章 員工在職檔案的內容 第六條 在職檔案的內容，包括但不限於：

6.1 本人填寫的應聘簡歷、員工登記表、面試評估表、錄用通知書、錄用聲明、離職證明等招聘錄用材料；

6.2 新員工培養記錄表、轉正申請表、轉正面談表等試用期內的材料；

6.3 員工績效評估表、考核面談表、個人績效改進計劃表等績效考核材料；

6.4 員工薪酬核定表、薪酬變更通知等薪酬管理材料；

6.5 員工培訓申請書、培訓服務期協議、專項技術培訓支付憑證（複印件）、培訓記錄等在職培訓材料；

6.6 解除勞動合同協議、離職申請單、解除勞動合同書、解除、終止勞動合同證明等離職材料；

6.7 評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

6.8 任免、職稱等材料；

6.9 政審材料、參加中國共產黨、民主黨派的材料；

6.10 獎懲材料；

6.11 其它有較大價值的可供參考的材料。 

{子問題開始}第四章 在職檔案的建立和維護 第七條 新員工報到後5個工作日內，人事管理部門應為員工建立在職檔案，並協助新員工將歷史檔案轉入公司指定的檔案存放單位。

第八條{子問題開始} 員工報到後10個工作日內，人事管理部門應將員工招聘錄用資料歸檔，包括但不限於：

8.1 應聘簡歷、身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的複印件；

8.2 面試評估表、錄用通知書、錄用聲明、離職證明等招聘錄用材料；

8.3 其他資料。

第九條{子問題開始} 員工試用期結束前5日，人事管理部門應將試用期資料歸檔，具體的資料包括但不限於：

9.1 新員工培養記錄表；

9.2 轉正申請表；

9.3 轉正面談表；

9.4 其他資料。

第十條 在員工調動手續辦理完畢的5個工作日內，人事管理部門應將員工調動手續資料歸檔，包括但不限於：

10.1 人事異動審批表；

10.2 員工調動工作移交表；

10.3 文件檔案資料移交明細表、物品資產移交明細表、客户資料移交明細表、待辦工作（事宜）移交明細表

10.4 其他資料。

第十一條 在員工離職手續辦理完畢後3個工作日內，人事管理部門應將離職相關資料歸檔，包括但不限於：

11.1 員工的書面離職申請單；

11.2 解除勞動合同協議；

11.3 解除勞動合同書；

11.4 解除、終止勞動合同證明；

11.5 員工離職工作移交表；

11.6 其他資料。

第十二條 員工受到獎懲公司文件正式下發後3個工作日內，人事管理部門需將相關的獎懲資料歸檔。

第十三條 人事行政管理部門隨時收集員工履歷表、轉正定級審批表、各種獎勵、職務任免、異動表等材料。

第十四條 每年1月份收集員工聘任、晉升審批材料、年度目標責任書等。

第十五條 其他在職檔案資料，人事管理部門要隨時收集、整理並及時歸檔。

第十六條 在職檔案的保管：

16.1 員工檔案材料統一使用A4規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復定紙書寫；

16.2 在職檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥櫃等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染；

16.3 在職檔案材料應分類，整理裝訂成冊後方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作；

16.4 在職檔案應分類編號後存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找；

16.5 在職檔案檔號設置為：

卷宗號－檔案類別－年度－保管期限－案卷號－件號。

16.6 每年12月，將當年離職員工在職檔案移交本級公司檔案室統一管理。

第十七條 按規定需要銷燬檔案材料時，必須經本級人事管理部門領導批准。 

{子問題開始}第五章 人事檔案的借閲與移交 第十八條 凡借用在職檔案，必須填寫《在職檔案借閲登記表》，由人事管理部門的負責人核實理由，經分管人事管理部門的公司領導籤批後，方可借出，借出的檔案必須在3天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。

第十九條 借閲檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得複印。

第二十條 員工因調動、辭職或被辭退等原因終止、解除勞動合同的，公司應在15日內將其歷史檔案轉交其新的工作單位或轉為個人存檔形式由有存檔權的單位保管。 

{子問題開始}第六章 附則 第二十一條 本辦法由總公司負責解釋。

第二十二條 本辦法自頒佈之日起執行。

{子問題開始}附表一：{子問題開始}修訂記錄 時間

版本

修訂説明

{子問題開始}附表二：{子問題開始} 在職檔案整理統計表 日期

檔案名稱

性質

（新進/註銷/轉遞）

{子問題開始}附表三：{子問題開始}在職檔案底賬 編號

檔案名稱

備註

{子問題開始}附表四：{子問題開始}在職檔案借閲登記表 日期

借閲檔案

借閲原因

借閲人

歸還

日期

{子問題開始}附表五：{子問題開始}在職檔案查閲/借出申請 申請人姓名

所在部門

□查閲 □借出

時間： 年 月 日至 年 月 日

查閲/借出檔案名稱：

檔案人姓名：

檔案人基本情況：

查閲/借出原因：

查閲/借出部門意見：

簽名 

簽署時間： 年 月 日

人事管理部門意見：

簽名 

簽署時間： 年 月 日