南水北調東中線第一期工程檔案管理規定

南水北調東中線第一期工程檔案管理規定

南水北調東中線第一期工程檔案管理規定由國務院南水北調辦負責解釋。有關省（直轄市）南水北調辦事機構、南水北調各項目法人單位可依據本規定製定相關的實施細則。南水北調東中線第一期工程檔案管理規定包括了檔案管理、檔案的整理與歸檔、檔案的驗收與移交等內容，具體規定如下。

頒佈單位：國務院南水北調辦公室，國家檔案局

文       號：暫無信息

頒佈時間：2007-01-24

實施時間：2007-01-24

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規範性文件

第一章 總則

第一條 為規範南水北調東、中線第一期工程檔案管理，維護工程檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮工程檔案在工程建設、管理、運行和利用等方面的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》以及國家有關檔案工作規範和標準，結合南水北調東、中線第一期工程建設管理實際，制定本規定。

第二條 南水北調東、中線第一期工程檔案是指該兩項工程設計、建設、驗收、試運行階段等工程建設與管理工作中形成的、具有保存價值的不同形式的歷史記錄。南水北調東、中線第一期工程檔案是國家檔案資源的重要組成部分。

第三條 南水北調東、中線第一期工程檔案管理應按照統一領導、分級管理的原則，建立、健全工程檔案管理體系，確保工程檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

第四條 工程檔案管理是南水北調工程建設管理的重要組成部分。在南水北調東、中線第一期工程建設中，工程檔案管理應納入工程建設管理程序、工作計劃及合同管理，與工程建設管理同步實施。

第五條 南水北調東、中線第一期工程建設各有關單位應建立工程檔案管理工作領導責任制和相關人員崗位責任制，並明確工程檔案管理機構，配備必要人員及設施、設備，統籌安排工程檔案管理工作所需資金，建立健全工程檔案管理的各項規章制度，保證工程檔案管理有序進行。

第六條 工程檔案管理必須嚴格執行國家保密法律、法規，確保工程檔案實體與信息的安全。

第七條 本規定適用於南水北調東、中線第一期主體工程建設項目。配套工程建設項目可參照執行。

第二章 管理體制

第八條 在國家檔案行政管理部門的監督、指導下，國務院南水北調工程建設委員會辦公室(以下簡稱“國務院南水北調辦”)負責南水北調東、中線第一期工程檔案管理工作的統籌規劃、組織協調和監督指導，組織工程檔案工作。

第九條 在所在地省級檔案行政管理部門的監督、指導下，省(直轄市)南水北調辦事機構應做好職責範圍內的工程檔案工作。江蘇省、山東省南水北調辦事機構負責本省南水北調東線第一期工程項目檔案管理的檢查和指導工作;北京市、天津市、河北省、河南省南水北調辦事機構負責本省(直轄市)建管機構承擔建設的南水北調中線第一期工程委託項目檔案管理的檢查和指導工作;湖北省南水北調辦事機構負責漢江中下游補償工程項目檔案管理的檢查和指導工作。上述辦事機構參與或受國務院南水北調辦委託組織有關的南水北調東、中線第一期工程設計單元工程項目檔案的驗收工作。

第十條 項目法人對所負責建設的工程(包括直接管理項目、代建項目、委託管理項目)檔案管理負總責，包括：建立健全工程檔案管理規章制度和業務規範，明確工程檔案管理經費渠道，設置工程檔案管理機構，配備工程檔案管理專職人員，配置工程檔案管理設施;負責接收和統一管理所轄工程建設項目的檔案;負責對直接管理項目建設管理單位和代建、委託項目建設管理單位的工程檔案工作進行管理和監督、檢查;負責組織工程項目合同驗收階段的有關工程檔案專項驗收工作。

第十一條 項目法人直接管理的項目建設管理單位，代建、委託項目建設管理單位具體負責項目檔案的收集、整理、歸檔工作，並按規定向項目法人移交。項目各參建單位(包括設計、施工、監理等單位)，負責所承擔項目的檔案收集、整理、歸檔工作，並按規定向項目建設管理單位移交。

第三章 檔案管理

第十二條 南水北調東、中線第一期工程檔案應與工程建設實施同步管理。簽訂合同、協議時，應對工程檔案收集、整理、移交提出明確要求和違約責任;檢查工程進度與施工質量時，應同時檢查工程檔案的收集、整理情況;在進行工程驗收時，應同時審查、驗收工程檔案的歸檔情況。

第十三條 工程檔案是衡量工程質量的重要依據，是工程成果的組成部分。凡未按檔案管理要求完成歸檔任務或工程檔案質量不合格的項目，建設管理單位可暫扣工程保證金，並督促責任方完成歸檔任務，直到滿足檔案歸檔要求為止。

第十四條 各單位應加強工程檔案基礎業務建設，積極採用新技術，開展工程檔案信息化工作，建立工程檔案數據庫，開發工程檔案信息資源，提高工程檔案管理現代化水平，為工程建設與管理服務。

第十五條 項目法人應按時向國務院南水北調辦報送《南水北調東、中線第一期工程建設檔案管理情況登記表》、《南水北調東、中線第一期工程建設項目檔案管理登記表》(見附件1、2)。

第十六條 各單位應對在工程檔案工作中做出突出成績的部門和人員，給予表彰和獎勵。對於違反本規定的單位或個人，上級主管部門可採取通報批評等方式限期整改;對逾期未改，並負有直接責任的領導和具體負責人，上級主管部門可視具體情況予以處分。觸犯檔案法律法規，造成嚴重後果的，依法追究法律責任。

第四章 檔案的整理與歸檔

第十七條 工程各參建單位負責對所承建部分文件材料的收集、整理，在合同驗收、設計單元工程完工驗收前，應完成對有關文件材料的收集、整理、歸檔工作。歸檔文件材料須交監理單位審查，並簽署鑑定意見。工程檔案通過驗收後由各參建單位按規定移交給項目建設管理單位，項目建設管理單位將檔案移交項目法人，交接雙方應認真履行交接手續。

第十八條 工作調動時未交清有關應歸檔文件材料的人員，不得辦理調動手續。任何個人或部門均不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第十九條 項目法人應依據國家有關規定，結合工程項目實際制訂出相應的工程檔案分類編號方案、歸檔範圍及保管期限，並報國務院南水北調辦備案。

第二十條 工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，長期為16-50年(含50年)、短期為15年以下。長期保管的檔案實際保管期限不得低於工程項目的實際壽命，短期保管的檔案在工程全線通水前應予保存。

第二十一條 案卷應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》(DA/T28-2002)的要求。歸檔圖紙應按《技術製圖複製圖的摺疊方法》(GB/T10609.3-1989)要求統一折疊。

第二十二條 竣工圖必須真實反映工程建設的實際。施工單位應做好變更文件材料的收集、整理、歸檔，按有關規定編制竣工圖。竣工圖標題欄已標明竣工圖的可不加蓋竣工圖章，但應加蓋監理審核章，由施工圖編制為竣工圖的，編制單位需加蓋竣工圖章(竣工圖章、監理審核章式樣見附件3)。施工圖變更較多，幅面超過35%的應重新繪製竣工圖。要嚴格履行審核簽字手續，監理單位要審核把關，相關負責人要逐張簽名並填寫日期，每套竣工圖應附編制説明、鑑定意見和目錄。

第二十三條 各單位應指定專人負責反映工程項目建設過程的圖片、照片(包括底片或電子文件)、膠片、錄音、錄像等聲像材料的整理、註釋，並附以詳細的文字説明。南水北調東、中線第一期工程建設中的隱蔽工程、重大事件、事故，必須有聲像材料。

第二十四條 電子文件應與紙質文件同時歸檔，並符合《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T18894-2002)。

第二十五條 工程檔案的收集、歸檔以設計單元工程為歸檔單位，必要時可以單位工程為歸檔單位。

第二十六條 歸檔文件材料的份數由項目法人根據實際情況確定，設計單元項目完工文件一般不得少於3套。設計單元工程完工驗收主要報告、結論性文件和竣工圖紙報國務院南水北調辦1套。

第五章 檔案的驗收與移交

第二十七條 工程檔案驗收是工程項目竣工驗收的重要組成部分。未經工程檔案驗收或工程檔案驗收不合格的項目，不得進行工程項目的竣工驗收。工程檔案驗收應在設計單元工程驗收3個月之前完成。

第二十八條 工程項目合同驗收階段的有關檔案專項驗收由項目法人負責組織和主持;設計單元工程項目完工驗收階段的檔案專項驗收由國務院南水北調辦或其委託的省(直轄市)南水北調辦事機構負責組織和主持;南水北調東、中線第一期主體工程總體竣工驗收的檔案專項驗收由國務院南水北調辦會同國家檔案局組織。

第二十九條 工程檔案專項驗收組組成：

(一)工程項目合同驗收的有關檔案專項驗收，由項目法人、項目建設管理單位等檔案管理部門組成;

(二)設計單元工程項目竣工驗收的檔案專項驗收，由國務院南水北調辦或其委託的單位、有關省(直轄市)南水北調辦事機構檔案管理部門和工程項目所在地省級檔案行政管理部門等組成;

(三)南水北調東、中線第一期工程總體竣工驗收的檔案專項驗收，由國家檔案局、國務院南水北調辦、有關省(直轄市)南水北調辦事機構、工程項目所在地省級檔案行政管理部門等單位組成;

(四)工程檔案驗收組人數為不少於5人的單數，組長由驗收組織單位人員擔任。必要時可邀請有關專業人員參加驗收組。

第三十條 工程檔案正式驗收前，項目法人應先組織工程參建單位和有關人員，根據本規定和檔案工作的相關要求，對工程檔案收集、整理、歸檔情況進行自驗。在確認工程檔案的內容與質量達到要求後，應向工程檔案專項驗收組織單位報送工程檔案自驗報告，提出工程檔案驗收申請，並填報《南水北調東、中線第一期工程檔案驗收申請表》(見附件4)。

第三十一條 工程檔案專項驗收組織單位在收到申請後，如有必要可委託有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定。對具備工程檔案驗收條件的項目，應成立工程檔案專項驗收組。

第三十二條 申請工程檔案驗收應具備下列條件：

(一)工程項目主體工程和輔助設施已全部按照設計建成，能滿足設計和生產運行要求;

(二)工程項目試運行考核合格;

(三)完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了工程檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第三十三條 工程檔案驗收以驗收組織單位召開驗收會的形式進行。驗收組全體成員參加會議，工程建設有關單位(設計、施工、監理、管理、質檢)的人員列席會議。

第三十四條 工程檔案驗收工作的步驟、方法與內容：

(一)項目法人或有關責任單位彙報工程建設概況和工程檔案管理工作情況;

(二)監理單位彙報工程檔案質量的審核情況;

(三)對驗收前已進行工程檔案檢查評定的工程項目，還應聽取被委託單位的檢查評定意見;

(四)驗收組根據工程建設規模，按有關規定採用質詢、現場抽查、抽查案卷的方式檢查檔案。抽查檔案的數量不應少於100卷。抽查重點是項目初設階段文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等;

(五)驗收組對工程檔案質量進行綜合評價;

(六)驗收組形成並宣佈工程檔案驗收意見;

(七)驗收組織單位以文件形式正式印發工程檔案專項驗收意見。

第三十五條 工程檔案驗收意見應包括以下內容：

(一)工程項目建設概況;

(二)工程檔案管理情況，包括：工程檔案管理的基礎工作，工程文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量，工程檔案的種類、數量，工程檔案的完整性、準確性、系統性及安全性評價;

(三)存在問題、整改要求及建議;

(四)工程檔案專項驗收結論性意見和工程檔案專項驗收組成員簽字表。

第三十六條 工程檔案驗收結果分為合格和不合格。工程檔案專項驗收組半數以上成員同意通過驗收的為合格。工程檔案驗收合格的項目，由工程檔案專項驗收組出具工程檔案驗收意見;工程檔案專項驗收不合格的項目，工程檔案專項驗收組提出整改意見，要求工程建設管理單位(法人)對存在的問題進行限期整改，並進行復查。複查後仍不合格的，不得進行竣工驗收，並按本規定第三章第十六條的規定追究相關部門和人員的責任。

第三十七條 工程檔案移交應在工程驗收之後的15日內提出書面申請，並在申請確認後的1個月內辦理完成移交手續。相關單位按照本規定第四章規定的工程檔案歸檔內容和要求確定應移交的單位和數量。

第六章 附則

第三十八條 有關省(直轄市)南水北調辦事機構、南水北調各項目法人單位可依據本規定製定相關的實施細則。

第三十九條 本規定由國務院南水北調辦負責解釋。

第四十條 本規定自公佈之日起施行。