如何作出合法、有效的公司決議？

前言

不同於90年代、21世紀初，以家族企業形式成立的公司，公司內部常見以一言堂的形式作出股東會會議、董事會決議。隨著高科技的發展、資本的湧入、技術入股等多種出資方式的出現，現代公司內部權力鬥爭愈演愈烈，由此也導致公司決議糾紛的數量愈發增加。尤其是在現代公司制度所有權與經營權分離的模式下，當經營權人經營不善時，由於所有權人在合理期限內未取得相應回報，常見所有權人會介入干預公司經營。爭鬥過程中，公司內部當事人之間為取得利益、取得控制權，常見採用股東會決議、董事會決議的方式，使自己的行為合法化。此時，另一方往往對決議的效力提出質疑，由此導致公司決議糾紛的出現。

備註：

本文所稱公司均指“有限責任公司”。確需提及股份有限公司時，筆者會特別註明。

法理基礎

從公司法的規定來看，一份合法、有效的股東會決議、董事會決議需要同時具備程式要件和實體要件。其核心目的在於以法律強制性規定為原則、在尊重公司內部意思自治的基礎上，規範公司的內部治理。具體而言：

1、程式要件

公司法及其司法解釋對股東會會議、董事會會議召開有著嚴格的程式性要求，具體體現在提議者、召集者、通知時間、通知內容等方面。而其法理基礎正是基於現代公司制度中的分權制衡、有效治理。其目的正是保證股東會、董事會會議議題是在經過股東、董事充足、審慎的獨立思考、充分討論後作出的決策。

2、實體要件

實體要件主要體現在內容的合法性、表決比例的合法性上。不同於同股同權制的股份有限公司，我國公司法對於以人合性為主的有限責任公司，採取以資本簡單多數決、絕對多數決為原則，在尊重公司股東意思自治的基礎上進行實體表決。

正文

一、公司決議分類

1、以公司決議類別為標準，對公司決議糾紛中的決議類別進行分類，可以分為股東會決議糾紛和董事會決議糾紛兩大類。根據我國公司法規定，股東會是公司的權力機構。一般情況下，若非公司章程有特別規定，現實中中國大陸的股東會往往可以決定企業的一切事務。因此，相較於董事會決議，股東會決議是公司決議糾紛中更高頻的決議糾紛類別。

2、以阻卻事由為標準，對公司決議糾紛進行分類，可以分為公司決議無效、可撤銷、不成立三種訴的類別。

本文，筆者將以上述分類標準為出發點，與大家探討如何作出合法、有效的股東會決議、董事會決議。

二、合法、有效的股東會決議

根據《公司法》第39條規定，有限責任公司的股東會會議分為定期會議和臨時會議兩種。定期會議是指按照公司章程按時召開的會議。從實務案例來看，就股東會決議的爭議往往集中在臨時股東會決議。結合公司法及司法解釋規定而言，考量一次臨時股東會決議的合法性、有效性往往需要從三方面進行分析，分別是召開程式、表決方式、決議內容。

（一）召開程式

關於召開程式，一般需要從提議者、召集者、通知時間、通知內容四個角度予以考量。

1、提議人

根據《公司法》第39條規定，下列三種人員均可以提議召開臨時股東會會議：（1）代表十分之一以上表決權的股東；（2）三分之一以上的董事；（3）監事會或者不設監事會的公司的監事。

2、召集人、主持人

（1）設立董事會的公司

按以下順序認定召集人：a、董事會召集、董事長主持；b、董事會召集、副董事長主持；c、董事會召集、半數以上董事共同推舉一名董事主持；d、監事會或監事召集；e、代表十分之一以上表決權的股東自行召集和主持。

（2）僅設一名執行董事的公司

按以下順序認定召集人：a、執行董事召集、主持；b、監事會或監事召集、主持；c、代表十分之一以上表決權的股東自行召集和主持。

筆者注意到，在實務中，法院在認定公司決議的成立與否以及效力問題時，召集人並非其核心重點。意即，即便在召集人上面存在瑕疵，但若是參加股東會、董事會的人數齊全的情況下，法院常見以法定召集人無異議而推定法定召集人“授權”實際召集人召開會議。

判例：(2020)粵0306民初43XX4號、(2020)粵03民終23XX4號

3、通知時間

根據《公司法》第41條第1款規定，召開股東會會議，應當於會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規定或者全體股東另有約定的除外。

從實務案例看，司法裁判中對於公司是否在合理的時間前通知股東還是比較審慎的。經筆者結合法理基礎、判例分析，之所以要提前給予股東一定合理期間，其核心目的有兩點：1、便於股東安排時間參加股東會；2、保證股東有充足的時間對會議議題進行審慎、獨立思考。

判例：(2021)粵03民終6XX8號

4、通知內容

從公司法及司法解釋的層面上看，當中並未明確召集召開股東會會議時，需明確通知的內容。但從實務案例來看，一般情況下，通知需明確開會時間、地點、開會方式（電話會議、微信群聊語音通話會議、視訊會議、現場會議等）、開會議題等內容。

5、通知物件

根據《公司法》第41條第1款規定，召開股東會會議，應當於會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規定或者全體股東另有約定的除外。

根據上述條款規定，股東會會議需通知全體股東。在部分案例中，公司以雖未通知部分小股東，但表決比例已足夠，因此即便通知小股東也不改變決議結果為由主張決議有效。然而，從實務案例來看，裁判部門並不支援這種說法。其認為，即便未必能改變決議結果，但參與股東會會議、表達意見、參與決議是股東最基本的權利，否則有損小股東的利益。

6、會議形式

在高科技發達的今天，會議形式呈現出多樣化，諸如電話會議、微信群聊語音通話會議、視訊會議、現場會議等等。但無論是採取何種形式開會，其核心目的在於讓股東之間得以充分討論、表達自己的意見。

（二）表決方式

對於有限責任公司表決權的設定，我國公司法規定，以“資本簡單多數決、股東意思自治”為原則，以資本絕對多數決為例外。具體如下：

1、根據《公司法》第42條規定，股東會會議由股東按照出資比例行使表決權；但是，公司章程另有規定的除外。

2、根據《公司法》第43條第2款規定，股東會會議作出修改公司章程、增加或者減少註冊資本的決議，以及公司合併、分立、解散或者變更公司形式的決議，必須經代表三分之二以上表決權的股東通過。

由於有限責任公司是以人合性為第一位，因此，在公司章程對錶決權另有規定的情況下，一般情況可排除資本多數決的情形。比如，在個案中，小股東為避免作為大股東對公司決策獨斷專裁，而在公司章程中明確規定重大投資決策專案的表決方式為股東人數多數決。

判例：(2019)粵03民終3XX47號

案情簡要：2013年6月28日修訂的公司章程規定“公司在今後運營過程中，凡涉及到金額超過50萬以上的投資及開支專案，必須經得公司股東人數三分之二以上同意方可進行，50萬元以下(含50萬元)金額由分管具體工作股東或副經理報總經理批准。”

（三）書面決議

當然，對於有限責任公司而言，股東會決議並不必然需要通過會議方式。根據《公司法》第37條第2款規定，股東以書面形式一致表示同意的，可以不召開股東會會議，直接作出決定，並由全體股東在決定檔案上簽名、蓋章。

而該條款的設定也是基於現代公司制度的所有權與經營權分離情形。在所有權與經營權分離的情況下，有些公司的股東比較多且地域分散，受制於成本與效率，股東會難以經常性召開。為了提高效率和節約成本，對於符合“股東以書面形式一致表示同意的”這一實質要件的事項，不再強調須要召開股東會進行議事和表決即可做出決議。

當然，雖然公司法一直在努力引導公司規範管理，然而實務中的情況卻複雜多變，也因此現實中公司召開股東會會議時還是經常出現一些瑕疵。而對於部分瑕疵並不導致實質影響會議決議的，若是一昧以《公司法》第22條規定予以撤銷，反倒會對公司經營產生一些不必要的成本、影響公司的正常經營，由此也與立法的初衷相悖。因此，《公司法司法解釋（四）》第四條規定，對於會議召集程式或者表決方式僅有輕微瑕疵，對決議未產生實質影響的，人民法院不支援撤銷。

三、合法、有效的董事會決議

從法律規定和實務案例的情況看，股東會決議的程式和董事會決議的程式還是有區別的。其原理在於，在所有權和經營權分離的現代公司制度下，股東會是“所有權”的代表，而董事會是“經營權”的代表。基於二者的許可權屬性不同，因此二者在程式上亦有所區別。

（一）召開程式

不同於股東會決議，公司法及司法解釋對於公司董事會決議的召開程式的強制性規定較少。具體而言，《公司法》第47條規定，董事會會議由董事長召集和主持；董事長不能履行職務或者不履行職務的，由副董事長召集和主持；副董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數以上董事共同推舉一名董事召集和主持。

（二）表決方式

1、決議方式

董事會決議是否能在不召開會議的情況下，通過書面形式作出？根據《公司法》第37條第2款規定：“股東以書面形式一致表示同意的，可以不召開股東會會議，直接作出決定，並由全體股東在決定檔案上簽名、蓋章。”那麼，董事會決議是否能參照該規定，僅通過書面形式、而不召開會議，以此作出董事會決議？在個案中，筆者留意到，深圳中院對此持否定態度。其認為，股東會與董事會不同，在所有權與經營權分離的現代公司制度下，股東會為公司所有權的代表，而董事會則為經營權的代表。按照董事會的職能，董事是公司的高階管理人員，直接參與公司的經營管理，因此董事會會議是保證董事履職的必要前提。由此，限定通過召開會議的形式進行議事和表決作為做出公司決議的程式要件，是規範公司內部治理的重要方式。因為通過召開會議的形式，可以使參會人員在充分發表自身意見並聽取他人意見的基礎上做出自己的表決意見，這是議事和表決的應有之義。哪怕召開會議進行議事和表決並不能改變表決結果，但召開會議這一程式要件是不可省略的，否則決議就不具備成立的程式正當性。

尤其是對於科技水平高度發達的今天，即便是在距離、時間不對稱的情況下，即便董事之間無法通過現場面對面作出決議，也仍可以通過電話會議、微信群聊語音通話會議、視訊會議等方式作出決議。

判例：(2020)粵03民終29XX8號

2、表決權設定

不同於以“資本多數決、公司意思自治”為原則的表決權設定，《公司法》第48條第3款規定，董事會決議的表決，實行一人一票。

結語

基於過去公司內部治理的不規範，部分人對合法決議的觀念仍不深刻。由此也導致了實踐中常見因公司決議瑕疵而被撤銷、認定不成立等等情形。同時降低了公司運營效率。因此，尤其是在關鍵運營期間，如何合法、有效地作出股東會決議、董事會決議，對於公司經營有著至關重要的作用。