法律顾问合同文本审查意见
公司合同印章和合同文本管理制度是怎样的?
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公司的合同印章和合同文本有着举足轻重的作用,如果可以被人随意拿去盖章或者签订合同,那么将会给公司带来无法预料的麻烦甚至经济损失,也使公司秩序紊乱无法正常运转。所以合同印章和合同文本管理是公司规范化、秩序化的基础和前提。那么公司合同印章和合同文本管理制度如何制度呢?今天小编将为您详细介绍。
一、合同专用章制度
1、公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章,除各企业的公章外,一律使用公司统一编号的合同专用章,其他印章一律不准代替使用。否则,财务部门有权拒绝办理结算手续,由此所引起的责任由有关人员承担,还可以予以处罚。
2、合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发;严禁任何人私自刻制、使用。
3、 合同专用章应严格按照授权的范围使用,不准混用、代用或借用。 合同专用章应妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废外,还要追究有关人员的经济责任和行政责任。
4、签订合同,应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。
(一)各有关部门的合同专用章由信用(合同)管理机构统一归口管理。信用(合同)管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。
(二)合同专用章的刻制由信用(合同)管理机构负责。任何部门不得擅自刻制合同专用章,凡需刻制合同专用章的部门,必须由申请部门提出书面申请报告,并由主管领导审批签字,同时按工作的实际需要和用途提供合同专用章刻制的数量、要求和样章草图,交信用(合同)管理机构审查后统一办理。
(三)凡持有合同专用章的部门,应做到合法使用、专人保管。如遇工作需要,需携带外出,应事先办理借用手续,用后立即归还。
(四)合同专用章不得代用,混用。
(五)凡遇合同专用章遗失,应立即向本部门领导报告,并将本部门批示意见送信用(合同)管理机构备案,在当地市级报纸上刊登遗失声明,办理相关证明材料。
(六)凡遇合同专用章变更,需重新刻制,其申请程序与手续与新申请相同,原合同专用章交还信用(合同)管理机构统一处理。
二、合同文本管理制度
(一)合同文本的管理,应做到规范化、科学化、统一化。
(二)建立合同文本。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。
(三)合同档案还应当包括:合同台帐;合同文本;合同专用章使用登记;授权委托登记;合同学习、培训情况;帮扶情况记录;重合同守信用情况记录;合同纠纷卷宗材料等。
(四)合同档案可实行微机管理,但必须具有机读和文本记载相结合。
(五)合同档案应装订成册,实行一份一档,由专人管理备查。
(六)查阅合同档案需经过批准并进行登记。
以上所述是公司合同印章和合同文本管理制度的内容,所谓“无规矩不成方圆”,任何事情都应该由相应的规则去约束和规范。何况合同印章和合同文本是公司的重要物件,更应设立专业的部门保管。合同印章和合同文本管理制度的制定是一个公司科学化、规范化的体现,也是公司有条不紊运行的前提和基础。
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